Asystent

Warunki pracy

Wejście do budynku przy ul. Pawińskiego 17/21 nie posiada podjazdu dla wózków inwalidzkich. W budynku znajdują się dwie windy. Toaleta przystosowana do potrzeb osób niepełnosprawnych znajduje się na parterze. Praca wymaga od pracownika przemieszczania się pomiędzy piętrami w celu realizacji powierzonych zadań.

Warunki pracy:
1) praca biurowa,
2) wymuszona pozycja ciała związana z wykonywaniem większości zadań w pozycji siedzącej,
3) praca przy komputerze powyżej 4 godzin,
4) użytkowane sprzęty: komputer, drukarka, niszczarka,
5) oświetlenie naturalne i sztuczne,
6) duża różnorodność dokumentów oraz informacji, które należy dobrze i szybko zidentyfikować, a także w krótkim czasie przekazać właściwym osobom.

Zakres zadań

• wykonywanie wszelkich czynności mających na celu prawidłowe prowadzenie wskazanego sekretariatu oraz zastępowanie pracowników wykonujących te same zadania w innych sekretariatach komórek organizacyjnych Zakładu
• odbieranie, rejestrowanie w dziennikach korespondencyjnych i przekazywanie właściwym pracownikom korespondencji, zgodnie z dekretacją lub według określonych zasad, celem zapewnienia właściwego obiegu korespondencji w Zakładzie
• prowadzenie rejestrów i innych wykazów niezbędnych w celu prawidłowego prowadzenia spraw w danym sekretariacie oraz rozdzielanie prasy codziennej
• prowadzenie spraw w zakresie absencji pracowników właściwej komórki organizacyjnej w celu naniesienia odpowiednich informacji, m. in. na listę obecności
• przyjmowanie i łączenie rozmów telefonicznych, odbieranie poczty ze skrzynki elektronicznej oraz obsługiwanie urządzeń biurowych w celu wsparcia bieżącej pracy naczelnika wydziału, zastępcy naczelnika wydziału oraz pracowników właściwej komórki organizacyjnej
• zbieranie zapotrzebowań na materiały biurowe od pracowników danej komórki organizacyjnej, przekazywanie ich do odpowiedniej osoby oraz rozdzielanie otrzymanych z magazynu materiałów
• porządkowanie i przygotowanie, w zakresie swojej właściwości, dokumentów jawnych w celu przekazania ich do Archiwum Zakładu lub do brakowania
• przygotowywanie pism, zestawień, analiz i innych danych na polecenie naczelnika wydziału lub zastępcy naczelnika wydziału w celu wsparcia ich bieżącej pracy

Wymagania niezbędne

wykształcenie: średnie
doświadczenie zawodowe/staż pracy: doświadczenia zawodowego

• umiejętność obsługi urządzeń biurowych (faks, komputer, niszczarka, kserokopiarka) oraz poczty elektronicznej)
• umiejętność organizacji pracy własnej
• umiejętność współpracy
• znajomość programów MS Word, MS Excel
• umiejętność działania w sytuacjach pod presją czasu
• wysoka kultura osobista
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• posiadanie umiejętności interpersonalnych