Opis stanowiska

Asystent zarządu:

• Prowadzenie kalendarza Zarządu
• Rezerwacja (w tym wyszukiwanie, dokonywanie zmian) biletów lotniczych, hoteli, wynajem aut dla Zarządu w kraju i za granicą, etc.
• Przygotowywanie tekstów dla Zarządu: przepisywanie, redagowanie, formatowanie
• Przygotowywanie prezentacji Power Point
• Umawianie spotkań Zarządu z kontrahentami
• Zamawianie artykułów biurowych
• Nadzór nad drukowaniem materiałów Spółki (wewnętrznych, zewnętrznych)
• Wysyłanie przesyłek i korespondencji firmowej
• Dostarczanie dokumentów do księgowości
• Aktualizacja kont M&M i innych partnerskich Zarządu
• Ewidencja i archiwizacja rachunków Zarządu z wyjazdów zagranicznych, ewidencja przejazdów służbowych

Administracja:

• Ewidencja faktur kosztowych Spółki
• Ewidencja czasu pracy pracowników
• Ewidencja urlopów pracowników
• Znajomość realiów związanych z kodeksem pracy i zatrudnianiem pracowników
• Współpraca z IT managerem biura
• Obsługa i stały nadzór działania biura od strony technicznej (urządzenia biurowe/współpraca z administracją budynku/ dyspozycyjności weekendowa w sytuacjach awaryjnych)
• Współpraca z pracownikami biura w celu optymalizacji ich pracy

Podstawowe doraźne działania marketingowe:

• Współpraca organizacyjno-formalna w zakresie kluczowych imprez firmowych
• Współpraca z web designerem (update stron www Spółki)

Wymagania

• Ukończone studia wyższe (tytuł magistra)
• Bardzo dobra organizacja pracy
• Minimum trzyletnie doświadczenie w pracy biurowej (asystent zarządu/administrator/office manager – mile widziane większe doświadczenie w księgowości)
• Bardzo dobra znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie
• Bardzo dobra znajomość pakietu MS Office w tym zwłaszcza EXCEL
• Komunikatywność i łatwość nawiązywania kontaktów
• Umiejętności analityczne
• Umiejętność pracy w zespole i wytrzymałość na stres
• Dyplomacja w relacjach z kontrahentami Spółki, pracownikami, Zarządem
• Znajomość księgowości w stopniu umożliwiającym weryfikację i ewidencję dokumentów Spółki
• Dyspozycyjność telefoniczna w trakcie nieobecności Zarządu w sytuacjach kluczowych po godzinach pracy
• Lojalność, uczciwość, sumienność i rzetelność w wykonywaniu obowiązków
• Determinacja, operatywność, kreatywność, elastyczność

Oferujemy

• Interesującą pracę w młodym międzynarodowym środowisku
• Współpracę z ambitnym, utalentowanym zespołem projektantów
• Możliwość rozwoju poprzez współtworzenie projektów niesztampowych podejmowanych przez Spółkę zarówno w kraju jak i poza jego granicami.