Wstęp

Obecnie wielu pracodawców, poszukując pracowników, preferuje otrzymywanie aplikacji w formie elektronicznej. Często już w ogłoszeniu podaje się tylko adres e-mail, by niejako wymusić na kandydatach ten sposób komunikowania się. Zarówno jeśli chodzi o punkt widzenia pracodawcy jak i kandydata jest to działanie wygodne i szybkie. Oszczędza się kandydatowi żmudnej pracy związanej z adresowaniem kopert, korektą wydruku, pójściem na pocztę i długim oczekiwaniem na odpowiedź. Przyspieszeniu ulega jednocześnie praca rekrutera, który, po prostu, otwiera swoją skrzynkę mailową i drukuje interesujące go aplikacje. W związku z taką zmianą, należy zauważyć, że zmieniły się również metody, przy pomocy których kandydat wywiera pierwsze wrażenie na pracodawcy. Nie jest to już uścisk dłoni, ani nawet sposób zaadresowania koperty czy też kredowy papier, na którym została wydrukowana aplikacja. Obecnie pierwsze wrażenie jest w treści i formie emaila wysłanego z załączoną aplikacją. W jaki sposób powinno się pisać takie wiadomości, jakiego języka używać i jakie ewentualnie błędy można tutaj popełnić, o tym postaram się dokładnie opowiedzieć w tym artykule.

Przede wszystkim warto na początku posłużyć się następującą analogią. Wszystkie poradniki dotyczące wyglądu zewnętrznego czy też szerzej rzecz ujmując autoprezentacji na rozmowie kwalifikacyjnej są zgodne, że w tego typu kontakcie ubiór stanowi bardzo ważny element. Element czasem nawet decydujący o wyniku rozmowy. Podobnie rzecz się ma z emailami do pracodawcy. Dobrze dopracowany, gramatycznie i formalnie poprawny email stanowi naszą wizytówkę oraz często przepustkę do rozmowy kwalifikacyjnej. Warto więc poświęcić kilka czy nawet kilkanaście minut na to by był on dopracowany, staranny i adekwatny. W innym wypadku poszukiwania pracy mogą nam zająć dużo więcej czasu.

Format wiadomości

Z całą pewnością, nie należy więc w formalnej korespondencji używać dziwnych, fantazyjnych czcionek, ani tym bardziej odwracającego uwagę od treści, jaskrawego koloru papeterii. Wystarczy Times New Roman, Arial, lub Verdana, ewentualnie dobrze wyglądająca na ekranie Georgia. Podłoże powinno być oczywiście białe, bo znów posługując się analogią, czy dobrze wygląda podanie na papeterii w kwiatki? Warto również zwrócić uwagę na sposób formatowania bloków tekstu. Jeśli używamy justowania, a tekst będzie czytany tylko na ekranie, wyrazy ulegają czasami brzydkiemu rozciągnięciu, a przez to sam tekst jest trudniejszy w czytaniu. Wydawać by się mogło, że są to szczegóły potrzebne redaktorom technicznym, a nie osobom poszukującym pracy. Wydawać by się mogło, że przecież powinna się liczyć treść a nie forma. Proszę jednak zauważyć to, co wie od dawana, każdy specjalista od reklamy lub marketingu, że forma, opakowanie jest często jedynym czynnikiem decydującym o zakupie produktu. Jak to opakowanie udoskonalić? Informacj
e o tym znajdują się w kolejnych akapitach.

Język używany w korespondencji

Tutaj decydujące jest przede wszystkim to, by język, którego używamy, był adekwatny do sytuacji. Należy pamiętać, że nie piszemy luźnego listu do koleżanki lub kolegi. Używanie skrótów, brak kropek i przecinków, urwane zdania, błędy ortograficzne, brak polskich liter, na pewno nie świadczą dobrze o naszej osobie i tego typu błędów należy konsekwentnie unikać. Tak samo jak zbytniego spoufalania się z osobą po drugiej stronie ekranu. Być może "trafimy" na osobę młodą, która jest w stanie zaakceptować i wybaczyć nam ten rodzaj korespondencji, jednak jeśli będzie to ktoś sporo starszy, jego elastyczność w tym względzie nie będzie tak duża, a my stracimy wiele cennych punktów, bo pierwsze wrażenie wywieramy tylko raz. Nasz email, przy ubieganiu się o pracę, powinien być swego rodzaju, namiastką listu motywacyjnego lub podania o pracę i powinniśmy go opracować z podobną starannością.

Adres e-mail używany w korespondencji

Kolejną sprawą, na którą koniecznie musimy zwrócić uwagę jest nasz adres email. Regułą powinno być tutaj używanie jednego z poniższych formatów:

i.nazwisko@adres.pl np. j.kowalski@wp.pl
imie.nazwisko@adres.pl np. jan.kowalski@interia.pl
lub nazwisko@adres.pl np. kowalski@poczta.onet.pl

Kolejnym elementem jest używana przez nas nazwa użytkownika. Tutaj
również trzymać się należy sztywnej konwencji
I. Nazwisko np. J.Kowalski,
Imię i Nazwisko np. Jan Kowalski
lub samo Nazwisko np. Kowalski
Mało eleganckie i przy tym nieprofesjonalne jest wysyłanie e-maila z konta koleżanki lub kolegi, co gorsza nawet bez zmiany nazwiska użytkownika. Moim zdaniem należy również unikać wysyłania korespondencji przy użyciu skrzynki firmowej, bo co pomyśleliby sobie Państwo, o lojalności swojego pracownika, który w godzinach pracy zajmuje się próbami przejścia do Państwa największej konkurencji. Należy tutaj dodatkowo nadmienić, że informacje e-mail w wielu firmach są monitorowane, oznacza to, że nasza prywatna korespondencja wysyłana ze skrzynki firmowej może trafić na biurko naszego przełożonego. Czarny scenariusz, który wcale nie jest aż tak nieprawdopodobny jak się Państwu wydaje.
Obecnie założenie skrzynki e-mail jest sprawą niezwykle prostą i szybką. Warto to zrobić, ponieważ nasz e-mail świadczy o naszej osobie, a o im wyższe stanowisko się ubiegamy, tym bardziej takie szczegóły stają się istotne.
Proszę wczuć się w sytuację specjalisty ds rekrutacji lub prezesa firmy, który otrzymuje korespondencję ze skrzynki np. chytry@dowcip.pl albo ogier22@autograf.pl lub lala18@buziaczek.pl nie mówiąc już o jeszcze dziwniejszych lub wręcz niestosownych nazwach. Krótko mówiąc jest to element ważny, należy o niego zadbać, założenie skrzynki nie kosztuje praktycznie nic, a zyskiem jest wzrost naszej wiarygodności jako kandydata

Personalizacja i dopasowanie

W kwestii personalizacji ideałem jest kiedy, wiemy kto odbierze naszą aplikację. Wtedy należy zwrócić się bezpośrednio do tej osoby. Nie należy jednak z całą pewnością zakładać, że mamy do czynienia z kobietą bądź mężczyzną, bo możemy tutaj popełnić gafę zwrócenia się do kobiety przy pomocy Szanowny Panie. Jeśli nie wiemy z kim mamy do czynienia, najbezpieczniej jest użyć po prostu sformułowania Szanowni Państwo, jako zwrotu skierowanego do instytucji, w której ubiegamy się o pracę.

Dopasowanie oznacza w tym przypadku, że nie zapominamy w temacie naszego e-maila o napisaniu nazwy stanowiska i numeru referencyjnego. Proszę pamiętać, że skrzynka rekrutacja@ często jest zapchana setkami wiadomości. By ułatwić sobie pracę specjaliści ds rekrutacji używają nazwy stanowiska lub numeru referencyjnego do utworzenia reguły wiadomości kierującej aplikację z danym numerem referencyjnym do podfolderu dotyczącego konkretnego stanowiska. W treści wiadomości również informujemy o tym o jakie stanowisko się ubiegamy oraz podajemy numer referencyjny. Warto dodatkowo użyć pogrubienia, by taka informacja była od razu widoczna dla rekrutera.

Przykład

By poniższy artykuł nie stał się tylko teoretycznym gdybaniem poniżej prezentuję przykład e-maila na stanowisko Przedstawiciela Handlowego

E-mail: jan.kowalski@przedstawiciel.pl

Temat: Przedstawiciel Handlowy (nr ref aaa/12)

Treść:
Szanowni Państwo,

W związku z ogłoszeniem, które ukazało się w Praca.pl dnia
21 czerwca br, dotyczącym oferty pracy na stanowisku Przedstawiciela Handlowego (nr ref.: aaa/12), załączam moje dokumenty aplikacyjne. Uprzejmie proszę o rozważenie mojej kandydatury.
Z niecierpliwością oczekuję na odpowiedź. W przypadku wątpliwości lub dodatkowych pytań jestem do Państwa dyspozycji.

Z poważaniem,
Jan Kowalski

Zakończenie

Mam nadzieję że poniższy artykuł wyczerpująco omawia zagadnienia prowadzenia formalnej korespondencji e-mailowej z potencjalnym pracodawcą. Mam również nadzieję, że będzie on pomocą oraz inspiracją dla tych wszystkich, którzy jeszcze nie znaleźli swojej wymarzonej pracy oraz dla tych, którzy chcą swoją pracę zmienić na bardziej satysfakcjonującą.

11.07.2006 - Zespół Praca.pl