Wstęp

   O ile napisanie życiorysu zawodowego wydaje się nie stanowić dla większości osób problemu, o tyle sporządzenie listu motywacyjnego jest zadaniem, powszechnie uznawanym za trudne. Podstawową barierą jest fakt, że na początku, nie wiadomo, co ma się w takim liście znaleźć.
   Wiadomo, że zajmuje on około trzech czwartych strony, wiadomo że jest adresowany do pracodawcy, wiadomo, że wysyłamy go razem z życiorysem, ale w przeciwieństwie do życiorysu, który jest bardzo sformalizowany, nie wiadomo jak go napisać.

Cel wysyłania listu motywacyjnego dobrze tłumaczy amerykańskie sformułowanie cover letter(english), lub inaczej covering letter(english). Oznacza ono pismo przewodnie, list towarzyszący, a więc stanowiący dodatek do życiorysu zawodowego i opisujący co i dlaczego wysyłamy.

List motywacyjny (def.) jest dokumentem, który towarzyszy życiorysowi zawodowemu. Wysyłamy go razem z życiorysem, kiedy ubiegamy się o pracę. List motywacyjny jest dokumentem krótkim. Nie powinien zajmować więcej niż jednej strony. Struktura listu motywacyjnego jest mimo pewnej dowolności treściowej, ściśle określona. Dokładnie okreśłona jest też treść jaka ma się znaleźć w poszczególnych paragrafach.

Podstawowe informacje

Przede wszystkim należy pamiętać, że list motywacyjny jest jednym z naszych pierwszych kontaktów z potencjalnym pracodawcą. Jeśli więc, nie uda się nam z jego pomocą zrobić dobrego wrażenia od razu, może nie udać się nam w ogóle.
Dobrego wrażenia nie zrobimy na pewno, długim, nudnym i w dodatku kilkustronicowym opisem swojej osoby i wszystkich możliwych zalet i czynności, które wykonywaliśmy.

Od początku należy więc podkreślić, że:

List motywacyjny piszemy zawsze na maksimum jedną stronę formatu A4.

Tylko na prośbę ze strony pracodawcy możemy odstąpić od tego standardu

Celem listu motywacyjnego, lub listu przewodniego (i tutaj znowu uwidacznia się przewaga nazwy angielskiej) jest powiedzenie czytelnikowi:

1. W jakim celu do niego piszemy?
2. Dlaczego powinien się zainteresować naszą kandydaturą?
3. Co chcielibyśmy żeby dla nas zrobił. Jakie są nasze propozycje? (np. ta najbardziej typowa czyli zaproszenie na rozmowę)

Struktura nagłówka

   List motywacyjny ma dość ściśle określony wygląd. W części nagłówkowej zawiera informacje o naszej osobie, tj. nasze imię i nazwisko, możemy tutaj umieścić również nasz numer telefonu. Nie powinniśmy też zapomnieć o umieszczeniu daty i miejscowości w górnym prawym rogu. W liście zamieszczamy dane adresowe firmy oraz jeśli je znamy nazwisko osoby, z którą się kontaktujemy. Będzie to wyglądało mniej więcej tak:


Jan Kowalski                                                            Warszawa, 17 czerwca 2006
tel. 500 111-111

Szanowni Państwo,

Struktura treści

Jeśli chodzi o treść listu, to składa się ona z około 4-5 paragrafów. Celem pierwszego z nich jest wstępne określenie dlaczego piszemy nasz list, w odpowiedzi na jaką ofertę oraz tego jak dowiedzieliśmy się o tym, że taka oferta jest dostępna. Może on brzmieć na przykład tak:

W odpowiedzi na Państwa ogłoszenie zamieszczone w portalu praca.pl, z dnia 12 maja 2006 roku, dotyczące oferty pracy na stanowisku Telemarketera (nr ref. 44/55), przesyłam moje dokumenty aplikacyjne. Wierzę, że spełniam wymagania postawione w ogłoszeniu. Uprzejmie proszę o zapoznanie się z załączonym życiorysem zawodowym.


   Drugi paragraf naszego listu motywacyjnego powinien zawierać informacje o naszych umiejętnościach, kwalifikacjach oraz osiągnięciach, które uzasadniają, dlaczego to właśnie my jesteśmy odpowiednim kandydatem na oferowane stanowisko oraz co możemy zaoferować naszemu potencjalnemu pracodawcy.
   By poprawnie sformułować drugi paragraf, który jest w sumie najważniejszą część listu należy przede wszystkim bardzo starannie odnieść się do wymagań, które zostały wymienione w ogłoszeniu o pracę. Nie należy bezmyślnie wymieniać wszystkich swoich zalet. Lepiej gdy dokładnie przemyślimy kwestię naszej kandydatury i przedstawimy tylko kilka faktów, ale dotyczących bezpośrednio ogłoszenia.
   W przykładowym liście motywacyjnym drugi paragraf może wyglądać na przykład tak:

   Moje dotychczasowe doświadczenie zawodowe zdobywałem w branży motoryzacyjnej napraw samochodów. Zaczynając od stanowisk podstawowych takich jak zbrojarz i pomocnik lakiernika a skończywszy na stanowisku specjalisty ds. napraw powypadkowych oraz na samodzielnym prowadzeniu warsztatu samochodowego. Zajmowałem się między innymi pomocą przy obsłudze flot samochodowych, prowadzeniem procesów likwidacyjnych oraz kompleksową współpracą z towarzystwami ubezpieczeniowymi.

   W paragrafie trzecim możemy przedstawić nasze dalsze kwalifikacje oraz umiejętności, które możemy zaoferować, informacje o przygotowaniu teoretycznym, lub na przykład podkreślić znajomość języków.

   Przedostatni paragraf służył nam będzie do opowiedzenia o naszych cechach osobowych, korzyściach, które przyjęcie naszej osoby przyniesie firmie oraz naszej motywacji i chęci do pracy na oferowanym stanowisku. Może to być ujęte na przykład w następujący sposób:

Jestem osobą otwartą i łatwo nawiązuję kontakty z innymi ludźmi. Co ważne na oferowanym przez Państwa stanowisku, posiadam doskonałą umiejętność organizacji czasu pracy i określania priorytetów. Wierzę że Państwa oferta pozwoli mi na rozwój mojej kariery zawodowej oraz, że moje doświadczenia i kwalifikacje przyniosą wymierne korzyści Państwa firmie.

   Teraz pozostało nam tylko dopisać zakończenie naszego listu. Podobnie jak wstęp, tak i zakończenie opiera się na sztywnych i jasnych zasadach. Zawarte są w nim po prostu informacje o naszej chęci spotkania na rozmowie kwalifikacyjnej oraz sposób kontaktu. Przykładowe zakończenie może wyglądać tak:

   Szczegółowych informacji dotyczących moich predyspozycji i umiejętności chętnie udzielę w bezpośredniej rozmowie. W przypadku zainteresowania moją osobą, bardzo proszę o kontakt pod numerem telefonu 500 111-111.

Z poważaniem,

Jan Kowalski

Zakończenie

   Napisanie dobrego listu motywacyjnego jest zadaniem trudnym, potrzebne są nam bowiem nieprzeciętne umiejętności pisarskie, bo przecież błędy ortograficzne, gramatyczne lub stylistyczne nie świadczą dobrze o naszej kandydaturze. Co więcej jeszcze musimy się zdobyć na rzetelną ocenę swoich kwalifikacji oraz wybór tych, które warto opisać. Sądzę, jednak że już znajomość struktury i funkcji listu pozwoli nam przystąpić do tego zadania lepiej przygotowanym.

24.07.2006 - Zespół Praca.pl