Motywacja jest jedną z podstawowych funkcji zarządzania. Skłania ona pracowników do podjęcia i realizacji nałożonych na nich celów. Efektywne motywowanie pracowników jest niezbędnym warunkiem sukcesu każdej firmy. Właściwie do wszelkich zadań człowieka potrzebna jest motywacja, bez niej nie chciałoby nam się nawet rano wstać z łóżka. Widać z tego, iż warto jest podjąć nadzwyczajne często wysiłki by ją utrzymać lub pobudzić.

Efekty pracy zależą od możliwości, zdolności i umiejętności ludzkich podpartych odpowiednią motywacją, pragnieniem i chęcią działania. Motywacja jest motorem ludzkich zachowań i działań. Jest czynnikiem niezbędnym mającym ogromne znaczenie przy wzroście efektywności pracy. Jednak zbyt duża jej dawka może przynieść odwrotny skutek niż byśmy sobie tego życzyli. Zbyt silna motywacja może paraliżować działanie przez wywołanie dużego napięcia emocjonalnego. Przykłady takiego działania znajdujemy wokół siebie np. pilny uczeń, dobrze przygotowany, często na egzaminie wypada słabo; znakomity sportowiec sparaliżowany chęcią osiągnięcia sukcesu, na zawodach nie zajmie najwyższej lokaty. Dzieje się tak na skutek zbyt silnej chęci osiągnięcia upragnionego celu. To tak jak z nagrodami, zbyt wysoka nagroda nie przyniesie współmiernych do niej efektów, podobnie jak zbyt duży nacisk spotka się ze sprzeciwem i buntem.

Motywacja jest bardzo trudnym i złożonym procesem. Można by zaryzykować tezę, że tylu ilu ludzi jest na Ziemi tyle można stworzyć różnych systemów motywacji. Motywy stanowią, bowiem wewnętrzny czynnik organizmu, a ich działanie poznajemy przez obserwację ludzkich zachowań. Niemniej jest to konieczne, jeśli zależy nam na wzroście efektywności pracy. By motywowany nabrał chęci do określonych zachowań należy skłonić go do ich oceny, która wykaże, że:
- zachowanie jest wartościowe i opłacalne dla niego;
- prawdopodobieństwo oczekiwanych efektów będących następstwem wykonania zadania jest duże;
- prawdopodobieństwo osiągnięcia nagrody po uprzednim uzyskaniu oczekiwanego efektu jest duże.

Procesy motywacji podlegały i nadal podlegają ciągłej ewolucji. W miarę rozwoju nauki i poznawania kolejnych wartości i potrzeb ludzkich, sposoby motywacji wciąż ulegają zmianie.

Co jest, zatem przyczyną, że jedni pracownicy chcą i mogą, a innym jest to obce?
Skuteczne motywowanie wymaga dostosowania zarówno do warunków zewnętrznych jak i wewnętrznych. W skład otoczenia zewnętrznego wchodzą cele społeczno-gospodarcze wraz z całym systemem społeczno-gospodarczym, warunki ekonomiczne, polityczne i socjokulturowe oraz system prawny, w jakim funkcjonuje przedsiębiorstwo.

Otoczenie wewnętrzne jak sama nazwa wskazuje dotyczy przedsiębiorstwa od wewnątrz, czyli jego wielkości i struktury organizacyjnej, lokalizacji, pozycji rynkowej, rodzaju produkcji, kwalifikacji zatrudnianych w nim osób oraz zależności zachodzących pomiędzy tymi wszystkimi elementami. Dostosowanie modelu motywacyjnego do otoczenia jest bardzo istotne i wymaga adaptacji do danego środowiska.
Analizując przedstawione powyżej warunki skutecznego motywowania z punktu widzenia motywowanego można wyodrębnić kilka zasad jakimi powinni kierować się motywujący, którym zależy na osiągnięciu zamierzonego celu.

Punkt pierwszy – system motywowania musi być tak zaprojektowany, aby zawsze efekty zaangażowania pracowników były przez system nagradzane. Im większe jest prawdopodobieństwo otrzymania nagrody za osiągnięcie danego wyniku tym większa instrumentalność i silniejsze motywacyjne oddziaływanie systemu. Wielkość nagrody powinna być uzależniona od wymagań i efektów pracy oraz być do nich proporcjonalna. Elementarnym warunkiem realizacji tej zasady jest precyzyjna ocena wymagań i efektów pracy. Nagroda powinna być sprawiedliwa w porównaniu z innymi nagrodami, jakie pracownik otrzymywał za podobne zadania oraz nagrodami, jakie otrzymują inni pracownicy za porównywalną pracę.

Drugą ważną zasadą jest fakt, że system motywacyjny nie tworzy się dla abstrakcyjnego pracownika tylko dotyczy on konkretnie pana A, B, C. Sposób i rodzaj motywowania oraz nagród powinien być zróżnicowany wobec oczekiwań danych pracowników, a co za tym idzie narzędzia i formy motywowania powinny przybierać różnorodne kształty w zależności od grupy pracowników, dla której są przeznaczone.

Po trzecie – motywowanie powinno mieć charakter pozytywny. Oznacza to, że na nagrodę zasługują tylko ci pracownicy, którzy pracują ponad przeciętną.

Dzięki takiemu postępowaniu ujawnia się inicjatywę i przedsiębiorczość u pracowników oraz nakłania do lepszej i bardziej efektywnej pracy. Pozytywna motywacja wyzwala w ludziach zdrową rywalizację i walkę o nagrody.

Przeciwieństwem takiej postawy jest motywacja przez zagrożenie. Pracownik z góry wie, że przysługuje mu nagroda z tytułu wykonywanej pracy. Pozbawiony jej zostaje dopiero wtedy, gdy praca zostanie wykonana niedbale i nie zgodnie z oczekiwaniami przełożonego. Taki system zawiera wiele błędów. Pracownik z góry wiedząc, że dostanie nagrodę, wykonuje pracę jedynie na poziomie wymaganym nie starając się wykazać ponad przeciętną. Poza tym nagrody, jak nazwa wskazuje powinny być przyznawane za coś, a nie na zapas. Dawane z góry nie są motywatorem, wręcz przeciwnie są uważane za stały dodatek do pensji. Nie jest to również sprawiedliwy podział. Pula nagród jest ograniczona, przyznając nagrody wszystkim, musimy je rozdrobnić. Pojawia się wtedy problem niesprawiedliwego traktowania. Dlaczego wszyscy bez względu na to jak pracowali mają zostać nagrodzeni. Przecież jedni na to zasłużyli, a drudzy nie. Poczucie, że jest cenionym fachowcem i że posiada kwalifikacje, których inni nie mają, jest dla pracownika źródłem satysfakcji. Natomiast, stosowanie równych nagród dla wszystkich jest sytuacją, w której przeciętni pracownicy upewniają się w osiąganiu słabych wyników, wybitne osiągnięcia nielicznych pracowników zaś są ignorowane.

Czwarta zasada mówi, że częstotliwość i wysokość nagród powinna być nierówna. Różna częstotliwość i wysokość gratyfikacji nawet w odniesieniu do tego samego pracownika wpływa bardziej stymulująco w kierunku poprawy efektów pracy.

Po piąte – zasada kompleksowości i systemowości. Polega ona na łączeniu i ujednolicaniu różnych narzędzi motywowania ludzi w procesie pracy. Traktując je oddzielnie można obniżyć skuteczność postępowania motywacyjnego. Skuteczne motywowanie to takie, które uwzględnia wzajemny wpływ otoczenia na motywację i efekty pracy.

Szósta zasada dotyczy konieczności zachowania małego odstępu czasu pomiędzy wykonaniem pracy, a otrzymaniem za nią nagrody. Pracownik powinien dokładnie wiedzieć, za co został nagrodzony. Nagroda dana za wcześnie nie jest nagrodą, za późno zaś nie daje oczekiwanego efektu.

Po siódme – ważne jest, aby jasny był wpływ danego pracownika na nagradzane zadanie. Pracownik odpowiada za swoją część prac i za to jest nagradzany.

Ósmy punkt dotyczy rodzaju nagród. Pracownik powinien mieć prawo wyboru nagrody z zestawu nagród równoważnych. Trzeba też pamiętać, że pieniądze to nie jedyny, ale jeden z wielu sposobów, które mają wpływ na zachowanie pracowników. Nagrody powinny, więc mieć dwojaki charakter gratyfikacji pieniężnej lub niepieniężnego świadczenia na rzecz pracownika. To daje pracownikowi większą swobodę oraz zapewnia lepsze zaspokojenie jego potrzeb. System jest tym skuteczniejszy, im większą subiektywną wartość dla pracownika mają oferowane przez system nagrody.

Ważne jest zatem by tak dobrać i dopasować system motywacyjny dla swoich pracowników, by był efektywnym narzędziem. W przeciwnym razie zamiast korzyści i zmotywowanych ludzi czeka nas przeciętność.

09.04.2007 - Zespół Praca.pl