Sekretarz

Warunki pracy

Ministerstwo zajmuje trzy budynki „A”, „B” i „C” o następujących uwarunkowaniach technicznych:
• węzeł sanitarny przystosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych w budynku ”B” (parter) oraz w budynku „A” (dostęp przy pomocy osób trzecich)
• wejście do budynku „A” i „B” przystosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych
• szerokość drzwi i ciągi komunikacyjne w budynkach „A”, „B” i „C” przystosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych
• winda w budynku „A”, „B” i „C” dostosowana do potrzeb osób niepełnosprawnych
• brak podjazdu dla osób niepełnosprawnych na wysoki parter w budynku A, na którym usytuowana jest jedna
z sal konferencyjnych
Inne warunki, dotyczące charakteru stanowiska pracy:
• praca przy komputerze oraz/lub przy użyciu urządzeń biurowych: fax, ksero, skaner
• permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa) lub przeprowadzenie kontroli w innych urzędach

Zakres zadań

• Prowadzenie terminarza spotkań i bazy kontaktów, w tym: prowadzenie i monitorowanie terminarza spotkań dyrektora Departamentu i jego zastępców, przekazywanie komunikatów, poleceń i ustaleń organizacyjnych pracownikom Departamentu, prowadzenie bazy kontaktów teleadresowych osób i instytucji, z którymi współpracuje Departament
• Obsługa korespondencji i dokumentacji, w szczególności: kompletowanie i przedkładanie dokumentów oraz korespondencji do podpisu Dyrekcji, sporządzanie projektów pism na bezpośrednie zlecenie Dyrektora i jego zastępców, ewidencjonowanie korespondencji w elektronicznym systemie rejestracji obiegu dokumentów, rozdzielanie zadekretowanej przez Dyrektora i jego zastępców korespondencji pomiędzy komórki organizacyjne oraz pracowników Departamentu
• Obsługa interesantów oraz udzielanie informacji, w tym: kierowanie interesantów zgłaszających się osobiście lub telefonicznie do właściwych merytorycznie pracowników, udzielanie informacji w zakresie bieżących spraw
• Prowadzenie wybranych spraw osobowych pracowników, w tym: rejestrowanie obecności pracowników oraz prowadzenie ewidencji wyjść prywatnych i służbowych w czasie pracy, prowadzenie zbiorczego planu urlopów pracowników
• Zapewnianie zaopatrzenia materiałowego, w tym: przygotowywanie zamówień na prasę i publikacje, zapewnianie zaopatrzenia w niezbędne materiały biurowe i spożywcze

Wymagania niezbędne

wykształcenie: średnie
doświadczenie zawodowe/staż pracy: doświadczenia zawodowego 1 rok doświadczenia w obsłudze sekretarskiej

• Znajomość przepisów ustawy o ochronie danych osobowych
• Znajomość przepisów kancelaryjnych i archiwalnych
• Znajomość funkcjonowania administracji publicznej
• Znajomość zasad obsługi klienta zewnętrznego i wewnętrznego, w tym umiejętność radzenia sobie w kontaktach z trudnym klientem
• Umiejętność organizacji pracy i zorientowanie na osiąganie celów
• Skuteczna komunikacja
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe