Ministerstwo Sprawiedliwości w Warszawie
Dyrektor Generalny poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:
Dyrektor Generalny poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:
Referendarz
Miejsce pracy: Warszawa
Ogłoszenie o naborze Nr 15318
Warunki pracy
- praca przy komputerze pow. 4 godzin dziennie,- permanentna obsługa klientów zewnętrznych,
- budynek dostosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych.
Zakres zadań
- Przyjmowanie korespondencji kierowanej do Biura (w tym również bieżąca obsługa poczty elektronicznej), rejestrowanie w systemie obiegu dokumentów korespondencji dot. właściwości Biura oraz nadzorowanie obiegu korespondencji poza sekretariatem,
- Prowadzenie wykazu spraw szczególnie ważnych i terminowych w celu monitorowania stanu spraw oraz informowania dyrektora Biura o postępach bądź okolicznościach mogących mieć wpływ na termin ostatecznego załatwienia sprawy,
- Przygotowywanie pism przeznaczonych do podpisu dyrektorów, w tym w szczególności sprawdzanie, czy pisma są parafowane i zawierają odpowiednie załączniki, a po podpisaniu przekazywanie do sekretariatów, w których referenci sporządzili projekt pisma,
- Prowadzenie i monitorowanie kalendarza spotkań dyrektorów, organizowanie spotkań, narad, wizyt gości i wyjazdów służbowych; przyjmowanie i łączenie rozmów telefonicznych oraz udzielanie ogólnych informacji interesantom, w tym również w języku angielskim, dotyczących zakresu działania Biura,
- Redagowanie pism zleconych, notatek i informacji oraz przekazywanie komunikatów, poleceń i ustaleń organizacyjnych pracownikom Biura,
- Koordynowanie zadań związanych ze zgłoszeniem planów urlopowych i szkoleniowych pracowników Biura oraz prowadzenie wskazanych spraw pracowniczych, w tym w szczególności: listy obecności, rejestru nieobecności pracowników i ewidencji czasu pracy,
- Wykonywanie innych prac pomocniczych i organizacyjnych oraz współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Ministerstwa Sprawiedliwości, m.in. zapewnienie zaopatrzenia w materiały biurowe i gospodarcze,
- Przyjmowanie, przechowywanie, przekazywanie i wysyłanie materiałów zastrzeżonych oraz prowadzenie urządzeń ewidencyjnych dla materiałów zastrzeżonych.
Wymagania niezbędne
wykształcenie: wyższedoświadczenie zawodowe/staż pracy: 2 lata doświadczenia zawodowego doświadczenia zawodowego na stanowisku kancelaryjno-biurowym lub w pracy w sekretariacie,
- znajomość języka angielskiego na poziomie B1,
- znajomość ustawy o ochronie danych osobowych i ustawy o ochronie informacji niejawnych,
- podstawowa wiedza dot. zakresu działania Krajowego Rejestru Karnego,
- ogólna wiedza dot. przepisów regulujących archiwa państwowe,
- umiejętność biegłej obsługi komputera,
- doskonalenie zawodowe, identyfikacja z misją urzędu, komunikacja, otwartość na zmiany, pozytywne podejście do klienta, radzenie sobie z presją, umiejętność współpracy, zorientowanie na osiąganie celów,
- Posiadanie obywatelstwa polskiego
- Korzystanie z pełni praw publicznych
- Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
Wymagania dodatkowe
- ukończone szkolenie w zakresie obsługi sekretariatu (kurs dla sekretarki – asystentki),
- znajomość struktury i zasad funkcjonowania administracji rządowej.