Sekretarz

Warunki pracy

Warunki pracy:
- permanentna obsługa klientów zewnętrznych
- stres związany z częstymi kontaktami z osobami z zewnątrz,
- dyspozycyjność.
Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy
- narzędzia i materiały pracy – komputer i inne urządzenia biurowe,
- możliwość poruszania się po budynku: budynek wyposażony w windy, toalety dostosowane dla osób niepełnosprawnych, schodołaz do ewentualnego wykorzystania.

Zakres zadań

• Przyjmowanie i rejestrowanie korespondencji wpływającej do departamentu (w tym w języku angielskim), w szczególności prowadzenie elektronicznej ewidencji pism, nadzorowanie obiegu i ekspedycji korespondencji oraz kontrolowanie terminowości udzielania odpowiedzi na pisma kierowane do departamentu
• Przyjmowanie i łączenie rozmów telefonicznych (w tym w języku angielskim), przyjmowanie i nadawanie faksów, wysyłanie i odbieranie poczty elektronicznej oraz powielanie materiałów. Obsługiwanie interesantów, w tym kierowanie interesantów zgłaszających się bezpośrednio lub telefonicznie, do właściwych merytorycznie komórek organizacyjnych lub pracowników
• Prowadzenie terminarza dyrektora i zastępcy dyrektora oraz organizowanie spotkań w celu wsparcia bieżącej pracy dyrektora departamentu i jego zastępcy. Obsługiwanie gości dyrektora oraz zastępcy dyrektora
• Redagowanie pism z zakresu bieżących spraw departamentu i przepisywanie zleconych tekstów na polecenie dyrektora departamentu i jego zastępcy
• Realizowanie spraw administracyjno-biurowych (przykłady: dbanie o estetykę pomieszczeń, kompletowanie informatorów, spisów telefonicznych, zaopatrywanie w materiały biurowe)
• Wspieranie pozostałych pracowników z Wydziału Informacji oraz z Wydziału Promocji departamentu w bieżących zadaniach

Wymagania niezbędne

wykształcenie: średnie

• znajomość języka angielskiego na poziomie bardzo dobrym (B2)
• znajomość podstaw funkcjonowania administracji publicznej, w tym służby cywilnej
• znajomość Kodeksu postępowania administracyjnego
• obsługa komputera (poczta elektroniczna, edytor tekstów, arkusz kalkulacyjny)
• umiejętność obsługi urządzeń biurowych
• umiejętność dobrej organizacji pracy
• komunikatywność, umiejętność pracy w zespole
• umiejętność efektywnej pracy w stresie i pod presją czasu
• precyzja i dokładność w komunikacji pisemnej
• dyspozycyjność
• Posiadanie obywatelstwa polskiego albo obywatelstwa innego państwa Unii Europejskiej albo obywatelstwa innego państwa, którego obywatele na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego posiadają prawo podjęcia zatrudnienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• 6 miesięcy doświadczenia zawodowego w administracji publicznej
• ukończony kurs lub szkoła/szkolenie dla sekretarek