Starszy specjalista

Warunki pracy

Podstawowe wyposażenie stanowiska to zestaw komputerowy z oprogramowaniem - obsługa powyżej 4 godzin na dobę; większość czynności wykonywana w pozycji siedzącej. Podczas porządkowania zasobu archiwalnego może występować znaczny wysiłek fizyczny, praca przy użyciu drabinki w pomieszczeniach archiwum.Stanowisko pracy zlokalizowane w Warszawie (ul. Domaniewska 40, parter; piwnica). Pomieszczenie, w których przechowywane są materiały archiwalne posiadają specyficzne, normatywne warunki klimatyczne, wykonywanie pracy archiwisty związane jest z czasowym przebywaniem w ww. warunkach, podczas porządkowania oraz udostępniania akt (praca w pomieszczeniach z niską temperaturą poniżej 18 st. C, narażenie na kurz, możliwość narażenia na grzyby i pleśnie, przebywanie w pomieszczeniu ze sztucznym oświetleniem, przy niskim natężeniu światła).

Zakres zadań

• Przyjmowanie akt spraw zakończonych do archiwum, porządkowanie i opracowywanie przyjętych dokumentów w celu prawidłowego przechowywania zasobów archiwalnych oraz udostępnianie materiałów archiwalnych.
• Koordynowanie spraw związanych z brakowaniem dokumentacji, której upłynął okres przechowywania.
• Udzielanie instruktażu pracownikom komórek organizacyjnych w zakresie stosowania instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej.
• Prowadzenie szkoleń pracowników KW PSP w Warszawie oraz jednostek podległych w zakresie stosowania instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej.
• Prowadzenie sprawozdawczości i planowania całokształtu spraw związanych z zadaniami kancelaryjno - archiwalnymi i archiwizacją.
• Prowadzenie ewidencji zasobu archiwalnego oraz dbałość o zabezpieczenie archiwum w celu ochrony przed kradzieżą i zniszczeniem.
• Utrzymywanie porządku w archiwum oraz konserwacja dokumentów i dbałość o powierzone mienie.
• Systematyczne pogłębianie wiedzy z zakresu realizowanych zadań w celu zapewnienia właściwej jakości wykonywanej pracy.

Wymagania niezbędne

wykształcenie: wyższe
doświadczenie zawodowe/staż pracy: 2 lata doświadczenia zawodowego w prowadzeniu archiwum

• znajomość ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
• znajomość przepisów kancelaryjnych i archiwalnych, w tym obowiązujących w jednostkach organizacyjnych Państwowej Straży Pożarnej
• znajomość zarządzenia w sprawie wytycznych w zakresie przestrzegania zasad służby cywilnej oraz w sprawie zasad etyki korpusu służby cywilnej
• ukończony kurs kancelaryjno-archiwalny min. I stopnia
• bardzo dobra znajomość obsługi pakietu Microsoft Office, wcześniejsza praca z programem do obsługi archiwalnej
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• umiejętność analizowania dokumentów
• umiejętność skutecznego komunikowania się
• umiejętność precyzyjnego przekazywania informacji
• umiejętność koncentracji w tzw. szumie informacyjnym
• odporność na stres i nie uleganie emocjom
• umiejętność podejmowania decyzji pod presją czasu
• dyspozycyjność
• umiejętność pracy w zespole
• umiejętność pracy pod presją czasu
• odpowiedzialność
• samodzielność