Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego w Warszawie
Dyrektor Generalny poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:
Dyrektor Generalny poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:
Inspektor
Miejsce pracy: Warszawa
Ogłoszenie o naborze Nr 16328
Warunki pracy
- budynek nie przystosowany do poruszania się osób na wózkach inwalidzkich,- w budynku brak oznaczeń dla osób niewidomych,
- brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym, niedosłyszącym oraz głuchoniemym,
- praca na pierwszym piętrze, przy monitorze ekranowym powyżej czterech godzin oraz przy użyciu urządzeń biurowych: fax, ksero, drukarka,
- praca pod presją czasu,
- podejmowanie decyzji w warunkach stresu,
- obsługa klienta zewnętrznego i wewnętrznego w tym liczne kontakty bezpośrednie, telefoniczne, mailowe.
Praca wymaga przemieszczenia się między kondygnacjami w budynku.
Zakres zadań
- Prowadzenie obsługi biurowej sekretariatu departamentu (w tym łączenie rozmów, przedkładanie Dyrektorowi pism do dekretacji i przekazywanie zadekretowane korespondencji oraz komunikatów i ustaleń organizacyjnych pracownikom Departamentu, prowadzenie kalendarza spotkań Dyrektora. Dbanie o kopletność materiałów przedkładanych do podpisu Dyrektora. Obsługa telefoniczna, mailowa i faksowa) w celu zapewnienia sprawnej komunikacji i właściwego obiegu dokumentów w Departamencie;
- Prowadzenie elektronicznej ewidencji obiegu pism wpływających i wychodzących z Departamentu - System PROTON i EZD w celu zapewnienia prawidłowego obiegu dokumentów oraz właściwego przepływu informacji;
- Prowadzenie rejestru skarg, listów, wniosków i petycji oraz sporządzanie okresowych sprawozdań ze sposobu ich załatwienia. Nadzór i monitorowanie terminowości realizacji zadań zleconych pracownikom przez Dyrektora Departamentu w celu zapewnienia właściwego obiegu informacjj w Departamencie;
- Przygotowywanie pism na zlecenie Dyrektora Departamentu. Organizowanie spotkań i ich obsługa protokolarna w celu wsparcia kierownika komórki w pełnieniu funkcji kierowniczych;
- Rejestracja pisemnych poleceń służbowych Dyrektora Departamentu w celu wsparcia przełożonego w realizacji spraw bieżących;
- Koordynacja zadań związanych z zamówieniami i zakupami sprzętu i materiałów biurowych na potrzeby Departamentu, obsługa sprzętu biurowego i nadzór nad jego właściwą eksploatacją. Nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych w celu wsparcia sprawnej realizacji zadań realizowanych przez pracowników komórki;
- Koordynacja spraw pracowniczych i administracyjnych Departamentu w celu wsparcia przełożonego w realizacji spraw bieżących.
Wymagania niezbędne
wykształcenie: średniedoświadczenie zawodowe/staż pracy: 1 rok doświadczenia zawodowego w organizacji pracy biurowej
- Znajomość ustawy o służbie cywilnej oraz struktury organizacyjnej MKiDN;
- Kompetencje: organizacja pracy i osiąganie rezultatów, skuteczna komunikacja (pisemna i werbalna), rozwiązywanie problemów w sytuacjach nieprzewidzianych, rzetelność i terminowość, zorientowanie na klienta, zorientowanie na osiąganie celów;
- Posiadanie obywatelstwa polskiego
- Korzystanie z pełni praw publicznych
- Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
Wymagania dodatkowe
- znajomość języka angielskiego na poziomie B1