Podreferendarz

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

1. Nietypowe godziny pracy.
2. Permanentna obsługa klientów zewnętrznych.

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:
Praca administracyjno-biurowa przy komputerze z monitorem ekranowym powyżej 4 godzin dziennie, wymagająca obsługi również innych urządzeń biurowych. Długotrwałe skupianie wzroku na tej samej płaszczyźnie. Stanowisko pracy zorganizowane w pomieszczeniu biurowym. Bariery architektoniczne: możliwość ograniczonego poruszania się po budynku – obecność wind, brak podjazdów, drzwi z samozamykaczami.

Zakres zadań

• Rejestrowanie korespondencji, przekazywanie jej wiceministrowi oraz właściwym komórkom organizacyjnym ministerstwa lub adresatom zewnętrznym, a także nadzorowanie obiegu i terminowości przekazywanej korespondencji
• Prowadzenie kalendarza wyjazdów, spotkań oraz wykazu spraw terminowych; współdziałanie w koordynacji przygotowywania materiałów w celu zapewnienia właściwej obsługi Wiceministra
• Realizowanie połączeń telefonicznych; kierowanie interesantów zgłaszających się bezpośrednio lub telefonicznie do właściwych komórek organizacyjnych Ministerstwa lub innych jednostek organizacyjnych; gromadzenie niezbędnych dla kontaktów Wiceministra informacji o osobach, urzędach, instytucjach i organizacjach
• Prowadzenie terminarza załatwianej korespondencji, sporządzanie pism, sporządzanie kopii materiałów, wysyłanie faksów lub poczty elektronicznej, skanowanie
• Obsługa dokumentów niejawnych na zasadach określonych w przepisach wewnętrznych dotyczących obiegu informacji niejawnych
• Dbanie o zapewnienie recepcji podczas spotkań, zapraszanie gości

Wymagania niezbędne

wykształcenie: wyższe
doświadczenie zawodowe/staż pracy: 1 rok i 1 miesiąc doświadczenia zawodowego w pracy biurowej

• Znajomość języka angielskiego na poziomie B2
• Poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „tajne” lub zgoda na poddanie się procedurze sprawdzającej
• Umiejętności: dobra organizacja pracy własnej, hierarchizowanie prac, łatwość komunikacji, współpraca/obsługa klienta
• Sumienność, dokładność, terminowość
• Wysoka kultura osobista
• Dyspozycyjność
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Znajomość struktury i zasad funkcjonowania administracji rządowej
• Znajomość ustaw: o ochronie danych osobowych, o dostępie do informacji publicznej, o ochronie informacji niejawnych
• Podstawowa wiedza dot. zakresu działania komórek organizacyjnych MSZ
• Umiejętności: praca pod presją czasu, radzenie sobie ze stresem i rozwiązywanie konfliktów
• Biegła znajomość programu Microsoft Outlook