Referendarz

Warunki pracy

Stres związany ze zmiennymi warunkami pracy oraz koniecznością szybkiego reagowania w nieoczekiwanych sytuacjach.
Częste kontakty z klientami zewnętrznymi.
Narzędzia i materiały pracy – komputer i inne urządzenia biurowe, możliwość poruszania się po budynku: budynek wyposażony w windy, toaleta dostosowana dla osób niepełnosprawnych ruchowo, schodołaz do ewentualnego wykorzystania.

Zakres zadań

• Zapewnia organizację spotkań członka Kierownictwa Ministerstwa, w szczególności prowadzi terminarz, podejmując inne niezbędne czynności.
• Przygotowuje i obsługuje spotkania z gośćmi członka Kierownictwa Ministerstwa, kieruje interesantów zgłaszających się bezpośrednio lub telefonicznie do właściwych merytorycznie komórek organizacyjnych lub pracowników.
• Przyjmuje i rejestruje korespondencję wpływającą do członka Kierownictwa Ministerstwa (również w języku angielskim), w szczególności prowadzi elektroniczną ewidencję pism, nadzoruje obieg korespondencji, kontroluje terminowość realizacji poleceń Członka Kierownictwa Ministerstwa i udzielania odpowiedzi na pisma kierowane do członka Kierownictwa Ministerstwa oraz obsługuje punkt ewidencyjny korespondencji niejawnej.
• Koordynuje proces przedkładania do podpisu członka Kierownictwa Ministerstwa pism wychodzących, przygotowanych przez komórki organizacyjne MEN.
• Przyjmuje i łączy rozmowy telefoniczne (w tym w języku angielskim), przyjmuje i nadaje faksy, obsługuje pocztę elektroniczną, powiela materiały.
• Śledzi na bieżąco prace Rządu i Parlamentu oraz informacje medialne w zakresie właściwości obsługiwanego członka Kierownictwa.
• Aktualizuje dane teleadresowe podmiotów, z którymi współpracuje MEN, dbając o aktualność danych w systemie teleinformatycznym wykorzystywanym w Ministerstwie.
• Redaguje pisma, przepisuje zlecone teksty, kompletuje informatory, spisy telefoniczne, zaopatruje w materiały biurowe oraz dba o estetykę pomieszczeń.

Wymagania niezbędne

wykształcenie: wyższe
doświadczenie zawodowe/staż pracy: doświadczenia zawodowego

• poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone” lub zgoda na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego
• znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym (B1)
• znajomość podstaw Kodeksu postępowania administracyjnego
• znajomość podstaw funkcjonowania administracji publicznej (podział, zasady organizacji i działania), w tym służby cywilnej (organizacja, uprawnienia i obowiązki członków korpusu służby cywilnej),
• znajomość podstaw protokołu dyplomatycznego,
• umiejętność obsługi urządzeń biurowych,
• umiejętność planowania i dobrej organizacji pracy,
• skrupulatność i dokładność,
• umiejętność jasnego i precyzyjnego wyrażania myśli, komunikatywność,
• umiejętność samodzielnego rozwiązywania problemów,
• umiejętność współpracy,
• obsługa komputera (poczta elektroniczna, edytor tekstów, arkusz kalkulacyjny),
• umiejętność stosownego zachowania się i kultura osobista,
• odporność na stres,
• dyspozycyjność
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• ukończony kurs lub szkoła dla sekretarzy
• poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „poufne” lub zgoda na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego
• znajomośc języka angielskiego na poziomie bardzo dobrym (B2)