Referendarz

Warunki pracy

- budynek nie przystosowany do poruszania się osób na wózkach inwalidzkich,
- w budynku brak oznaczeń dla osób niewidomych,
- brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym, niedosłyszącym oraz głuchoniemym,
- praca w pokoju na pierwszym piętrze, przy monitorze ekranowym powyżej czterech godzin oraz przy użyciu urządzeń biurowych: fax, ksero, drukarka,
- praca pod presją czasu,
- podejmowanie decyzji w warunkach stresu,
- obsługa klienta zewnętrznego i wewnętrznego w tym liczne kontakty bezpośrednie, telefoniczne, mailowe.
Praca wymaga przemieszczenia się między kondygnacjami w budynku.

Zakres zadań

• Prowadzenie ewidencji obiegu korespondencji przychodzącej i wychodzącej z Biura w celu zapewnienia sprawnego obiegu poczty i właściwej realizacji zadań komórki.
• Obsługa spotkań i kontaktów dyrektora Biura (w szczególności: prowadzenie kalendarza dyrektora, przyjmowanie i łączenie rozmów telefonicznych, obsługa organizacyjna spotkań), w celu wsparcia kierownika komórki w pełnieniu funkcji kierowniczych.
• Dokonywanie zamówień m.in.: sprzętu, materiałów biurowych i spożywczych oraz wyposażenia na potrzeby Biura, w celu wsparcia sprawnej realizacji zadań przez pracowników komórki.
• Wsparcie Wydziału Rozwoju Kadr w zakresie spraw związanych z realizacją umów cywilno-prawnych, szkoleń i obsługi ZFŚS w celu pomocy w sprawnej realizacji procesów.
• Przygotowywanie dokumentów (pism, zestawień, analiz) na polecenie dyrektora Biura, w celu wsparcia przełożonego w realizacji spraw bieżących.
• Przygotowywanie komunikatów (w zakresie właściwości Biura) do zamieszczenia w Intranecie w celu dostarczenia aktualnych informacji kadrowych pracownikom Ministerstwa.
• Archiwizacja prowadzonych spraw w celu zgodnego z przepisami przechowywania dokumentacji.
• Wykonywanie innych zadań zleconych przez przełożonego (w zakresie kompetencji Biura), w celu wsparcia w realizacji spraw bieżących.

Wymagania niezbędne

wykształcenie: wyższe
doświadczenie zawodowe/staż pracy: 6 miesięcy doświadczenia zawodowego w administracji publicznej

• Przeszkolenie z zakresu obsługi sekretariatu lub obsługi klienta.
• Wiedza z zakresu służby cywilnej.
• Umiejętność obsługi komputera (w szczególności pakietu MS Office) i urządzeń biurowych.
• Kompetencje: umiejętność organizacji pracy, skutecznej komunikacji i obsługi klienta, rzetelność, zorientowanie na osiągnięcie celów, wysoka kultura osobista, odporność na stres.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Znajomość języka angielskiego na poziomie B2.