Starszy referent

Warunki pracy

Pracownik wykonuje prace administracyjno-biurowe w wymiarze 8 godzin na dobę związane z wytwarzaniem dokumentów jawnych poprzez sprawowanie nadzoru nad stroną formalną wykonanych dokumentów. Prace związane z ewidencjonowaniem dokumentów jawnych poprzez wypełnianie właściwych rubryk w urządzeniach ewidencyjnych, wchodzących i wychodzących. Prace związane z obiegiem dokumentów jawnych poprzez: przygotowywanie korespondencji do wysłania, dostarczanie dokumentów do adresatów usytuowanych na różnych piętrach budynków komendy oddziału, telefoniczne powiadamianie interesantów, wydawanie dokumentów interesantom za pokwitowaniem we właściwym urządzeniu ewidencyjnym. Występuje czynnik szczególnie utrudniający wykonywanie zadań takie jak presja czasu podczas okresowego spiętrzenia prac związanych z przyjmowaniem bądź przesyłaniem akt z/do Archiwum Straży Granicznej, prokuratur i sądów.
Stanowisko pracy zlokalizowane jest na pierwszym piętrze budynku wielokondygnacyjnego kompleksu koszarowego komendy oddziału. Dojścia i dojazdy utwardzone, budynek posiada bariery architektoniczne (schody, brak wind) dla osób ze stopniem niepełnosprawności (dysfunkcją ruchową), brak pomieszczeń higieniczno-sanitarnych przystosowanych dla osób niepełnosprawnych).
Pomieszczenia pracy spełniają wymagania stanowisk pracy stałej, na stanowisku pracy nie występują czynniki szkodliwe dla zdrowia oraz warunki uciążliwe. Ryzyko zawodowe na poziomie akceptowalnym.

Zakres zadań

• realizowanie czynności związanych z przyjmowaniem, rejestrowaniem, przechowywaniem, przekazywaniem, wysyłaniem, archiwizowaniem i udostępnianiem dokumentów celem zapewnienia prawidłowego obiegu dokumentacji w oddziale,
• informowanie poszczególnych adresatów o wpływie korespondencji (poczty) oraz dokonywanie terminowego jej rozdziału do zapoznania,
• przygotowywanie korespondencji (poczty) jawnej do wysłania, m.in. sprawdzanie poprawności wykonania dokumentów,
• wprowadzanie do „Elektronicznej ewidencji upoważnień i pełnomocnictw” danych z zaewidencjonowanych dokumentów oraz wykonywanie i dołączanie ich scanów do ww. aplikacji celem udostępnienia zainteresowanym osobom,
• obsługiwanie na bieżąco i monitorowanie elektronicznej skrzynki podawczej (ESP) w ramach elektronicznej platformy administracji publicznej (ePUAP) w komendzie W-MOSG, celem właściwego obiegu informacji pomiędzy współdziałającymi instytucjami.

Wymagania niezbędne

wykształcenie: średnie
doświadczenie zawodowe/staż pracy: 6 miesięcy doświadczenia zawodowego w pracy biurowej

• znajomość przepisów związanych z wytwarzaniem i obiegiem dokumentów jawnych (ustaw, rozporządzeń, zarządzeń, decyzji, wytycznych),
• umiejętność pracy w zespole,
• komunikatywność, asertywność,
• umiejętność obsługi urządzeń biurowych.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe