Specjalista

Warunki pracy

Praca o charakterze administracyjno-biurowym, w systemie jednozmianowym ośmiogodzinnym, stanowisko pracy wyposażone jest w komputer, monitor ekranowy – obsługa komputera powyżej 4 godzin dziennie. Większość czynności wykonywana jest w pozycji siedzącej - praca z dokumentami. Obsługa klientów zewnętrznych, także obcojęzycznych.
Praca w siedzibie urzędu przy ul. św. Wojciecha 13 w Szczecinie. Stanowisko pracy znajduje się w pomieszczeniu biurowym na 1 piętrze budynku AP, budynek przy ul. św. Wojciecha 13 jest częściowo przystosowany dla potrzeb osób niepełnosprawnych, nie posiada windy.

Zakres zadań

• Prowadzenie Kancelarii Archiwum Państwowego w Szczecinie
• Obsługa interesantów krajowych i zagranicznych oraz kierowanie ich do odpowiednich pracowników Archiwum
• Przejmowanie i ewidencjonowanie wpływającej do Archiwum korespondencji oraz przesyłek pocztowych tradycyjnych i elektronicznych
• Przygotowywanie korespondencji do wysyłki w formie tradycyjnej i elektronicznej
• Obsługa systemu Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją (EZD)
• Prowadzenie terminarza spotkań i zadań dyrektora
• Prowadzenie registratury Archiwum - zakładanie teczek aktowych, kompletowanie spraw do załatwiania oraz sporządzanie spisów akt do archiwum zakładowego
• Sporządzanie i edytowanie pism urzędowych
• Przygotowywanie i rejestr wewnętrznych zarządzeń jednostki
• Udział w przygotowywaniu i redagowaniu strony internetowej, Biuletynu Informacji Publicznej Archiwum
• Czuwanie nad sprawnym obiegiem informacji miedzy sekretariatem a innymi komórkami organizacyjnymi oraz dbałość o terminowe prowadzenie spraw
• Obsługa wydarzeń, uroczystości i gości oraz pomieszczeń socjalnych Archiwum w celu zapewnienia obsługi administracyjnej Archiwum
• Ścisła współpraca z Działem Finansowo - Księgowym w zakresie kadr i finansów (w tym rozliczanie z przyjmowanych wpłat gotówkowych od interesantów) oraz z Kierownikiem Działu Administracyjno – Gospodarczego w zakresie z zadań realizowanych przez Dział
• Realizacja zamówień publicznych do 10 tysięcy złotych brutto

Wymagania niezbędne

wykształcenie: wyższe
doświadczenie zawodowe/staż pracy: 2 lata doświadczenia zawodowego na stanowisku administracyjno - biurowym

• Znajomość języka angielskiego lub niemieckiego w stopniu komunikatywnym
• Znajomość systemu Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją (EZD)
• Umiejętność posługiwania się Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt
• Bardzo dobra obsługa komputera w zakresie pakietu MS Office oraz urządzeń biurowych
• Umiejętność redagowania pism
• Wysoka kultura osobista
• Komunikatywność, asertywność, lojalność
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Znajomość przepisów prawa pracy, ustawy o służbie cywilnej, ustawy prawo zamówień publicznych, kodeksu postępowania administracyjnego