Sekretarz

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:
- okresowe spiętrzenie zadań
- permanentna obsługa klientów zewnętrznych

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:
narzędzia i materiały pracy – komputer i inne urządzenia biurowe,
możliwość poruszania się po budynku: budynek wyposażony w windy, toaleta dostosowana dla osób niepełnosprawnych, do wykorzystania schodołaz.

Zakres zadań

• Zapewnienie organizacji spotkań dyrektora i zastępcy dyrektora, w szczególności prowadzenie terminarza oraz podejmowanie innych niezbędnych czynności.
• Przyjmowanie i rejestrowanie korespondencji (również w języku angielskim) wpływającej do departamentu, w szczególności prowadzenie elektronicznej ewidencji pism, nadzór obiegu korespondencji oraz kontrola terminowości realizacji poleceń dyrektora i zastępcy dyrektora.
• Prowadzenie wstępnej weryfikacji dokumentów związanych z realizowanymi przez IP MEN projektami UE.
• Przygotowywanie i obsługa spotkań z gośćmi dyrektora i zastępcy dyrektora, kierowanie osób zgłaszających się bezpośrednio lub telefonicznie do właściwych merytorycznie komórek organizacyjnych lub pracowników.
• Koordynacja procesu przedkładania pism do podpisu dyrektora i zastępcy dyrektora oraz redagowanie pism i przepisywanie tekstów na polecenie dyrektora i zastępcy dyrektora departamentu.
• Przyjmowanie i łączenie rozmów telefonicznych dyrektora i zastępcy dyrektora, w tym z rozmówcami obcojęzycznymi, przyjmowanie i nadawanie faksów, powielanie materiałów oraz obsługa poczty elektronicznej.
• Przekazywanie komunikatów, poleceń i ustaleń organizacyjnych pracownikom departamentu z polecenia dyrektora i jego zastępcy oraz zaopatrywanie departamentu w materiały biurowe, aktualizacja spisów telefonicznych, a także dbałość o estetykę pomieszczeń.
• Gromadzenie, przechowywanie i archiwizowanie dokumentacji związanej z wykonywanymi zadaniami.

Wymagania niezbędne

wykształcenie: średnie

• znajomość przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego w zakresie przepisów ogólnych, nadzwyczajnych trybów postępowania (wznowienia, nieważności decyzji i uchylenia, zmiany decyzji) oraz załatwiania skarg i wniosków
• znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej (podział, zasady organizacji i działania), w tym służby cywilnej (organizacja i obowiązki członków korpusu służby cywilnej)
• wiedza o funduszach strukturalnych, w tym o Europejskim Funduszu Społecznym
• znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym (B1)
• umiejętność obsługi urządzeń biurowych
• umiejętność planowania i organizacji pracy
• umiejętność jasnego i precyzyjnego wyrażania myśli, komunikatywność
• umiejętność samodzielnego rozwiązywania problemów
• odporność na stres
• dyspozycyjność
• umiejętność współpracy
• Posiadanie obywatelstwa polskiego albo obywatelstwa innego państwa Unii Europejskiej albo obywatelstwa innego państwa, którego obywatele na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego posiadają prawo podjęcia zatrudnienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• ukończony kurs lub szkoła dla sekretarzy/sekretarek
• dostęp do informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone”