Sekretarz

Warunki pracy

Ministerstwo zajmuje trzy budynki „A”, „B” i „C” o następujących uwarunkowaniach technicznych:
• węzeł sanitarny przystosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych w budynku ”B” (parter) oraz w budynku „A” (dostęp przy pomocy osób trzecich)
• wejście do budynku „A” i „B” przystosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych
• szerokość drzwi i ciągi komunikacyjne w budynkach „A”, „B” i „C” przystosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych
• winda w budynku „A”, „B” i „C” dostosowana do potrzeb osób niepełnosprawnych
• brak podjazdu dla osób niepełnosprawnych na wysoki parter w budynku A, na którym usytuowana jest jedna z sal konferencyjnych.
Inne warunki, dotyczące charakteru stanowiska pracy:
• praca przy komputerze oraz/lub przy użyciu urządzeń biurowych: fax, ksero, skaner
• permanentna obsługa klientów zewnętrznych

Zakres zadań

• Wykonywanie czynności kancelaryjnych, w szczególności: przyjmowanie wpływającej do Departamentu korespondencji i jej ewidencjonowanie w elektronicznym systemie obiegu dokumentów, przedkładanie przełożonym korespondencji do wglądu i dekretacji oraz rozdzielanie korespondencji zadekretowanej między komórki wewnętrzne Departamentu lub między pracowników Departamentu
• Prowadzenie obsługi pracowników Departamentu m.in. w zakresie: zaopatrzenia w materiały biurowe i eksploatacyjne, prowadzenia obsługi spotkań i narad organizowanych przez Departament
• Prowadzenie wybranych spraw z zakresu monitorowania i sprawozdawczości z prowadzonych kontroli oraz innych zadań realizowanych przez Departament w celu wspierania pracowników departamentu w zakresie realizacji bieżących zadań
• Prowadzenie terminarza spotkań dyrektora i zastępcy dyrektora Departamentu
• Prowadzenie spraw administracyjno-organizacyjnych Departamentu, w tym: listy obecności, urlopów, ewidencjonowanie wyjść służbowych

Wymagania niezbędne

wykształcenie: wyższe

• Doświadczenie zawodowe: 1 rok doświadczenia w obsłudze sekretarskiej
• Ogólna wiedza nt. resortu infrastruktury i budownictwa
• Ogólna wiedza nt. funkcjonowania administracji publicznej i służby cywilnej
• Znajomość zasad obsługi klienta zewnętrznego i wewnętrznego, w tym umiejętność radzenia sobie w kontaktach z trudnym klientem
• Znajomość ustawy o kontroli w administracji rządowej
• Skuteczna komunikacja
• Umiejętność organizacji pracy i zorientowanie na osiąganie celów
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe