Ministerstwo Energii w Warszawie
Dyrektor Generalny poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:
Dyrektor Generalny poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:
Sekretarz
Miejsce pracy: Warszawa
Ogłoszenie o naborze Nr 13295
Warunki pracy
Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:Praca biurowa przy komputerze. Permanentna obsługa klientów zewnętrznych.
Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:
- praca w budynku przy ul. Krucza 36/Wspólna 6,
- miejsce pracy: II piętro,
- budynek częściowo przystosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych: wejście do budynku jest utwardzone z wkładem antypoślizgowym, wyposażone w automatyczne drzwi rozsuwne, pochylnię i transporter przyschodowy. Windy przystosowane do wjazdu wózków inwalidzkich, posiadające przyciski sterujące umożliwiające odczyt w alfabecie Braille’a, sygnalizację dźwiękową oraz niektóre- syntezator mowy. Budynek może stwarzać problemy dla osób niepełnosprawnych ruchowo: korytarze dzielone drzwiami z samozamykaczami, niektóre toalety przystosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych.
Zakres zadań
- Przyjmowanie, kompletowanie i przedkładanie korespondencji elektronicznej i papierowej oraz innych dokumentów kierowanych do dekretacji, opinii lub podpisu Dyrektora i Zastępców Dyrektora, przygotowywanie i prowadzenie obsługi kancelaryjno-administracyjnej pism
- Przygotowywanie i prowadzenie obsługi organizacyjno-recepcyjnej spotkań Dyrektora i Zastępców Dyrektora z gośćmi oraz prowadzenie terminarza spotkań Dyrektora, organizowanie oraz rozliczanie wyjazdów krajowych i zagranicznych Dyrektora i Zastępców Dyrektora
- Dokonywanie połączeń telefonicznych Dyrektorów i pracowników departamentu, udzielanie podstawowych informacji związanych z bieżącą pracą oraz aktualizacja danych dotyczących departamentu w elektronicznej książce telefonicznej Ministerstwa
- Przekazywanie komunikatów, poleceń i ustaleń organizacyjnych pracownikom departamentu oraz realizacja spraw organizacyjnych departamentu
- Sporządzanie listy obecności pracowników departamentu oraz rejestrowanie ich absencji
- Współpraca z Biurem Administracyjnym w bieżących sprawach organizacyjnych oraz wykonywanie prac organizacyjnych związanych z funkcjonowaniem Departamentu
- Prowadzenie rejestru pism niejawnych oraz przechowywanie spraw zastrzeżonych do właściwości Dyrektora lub Zastępców Dyrektora
- Sporządzanie standardowych pism na polecenie Dyrektora Departamentu oraz wykonywanie innych prac zleconych przez Dyrektora lub Zastępców Dyrektora
Wymagania niezbędne
wykształcenie: średniedoświadczenie zawodowe/staż pracy: doświadczenia zawodowego
- Znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej, w tym służby cywilnej
- Znajomość języka angielskiego na poziomie A2
- Umiejętność sporządzania notatek oraz standardowych pism
- Umiejętność obsługi komputera – MS Office, poczta elektroniczna, Internet
- Umiejętność obsługi innych urządzeń biurowych
- Umiejętność organizacji pracy
- Wysoka kultura osobista
- Komunikatywność
- Posiadanie poświadczenia bezpieczeństwa dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „tajne” lub zgoda na poddanie się procedurze sprawdzającej
- Posiadanie obywatelstwa polskiego
- Korzystanie z pełni praw publicznych
- Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
Wymagania dodatkowe
- znajomość języka angielskiego na poziomie B1