Specjalista

Warunki pracy

Praca administracyjno – biurowa.
Czas pracy przy monitorze ekranowym powyżej 4 godz. dziennie, przy naturalnym i sztucznym oświetleniu. Na stanowisku nie występują czynniki szkodliwe dla zdrowia. Pomieszczenie biurowe znajduje się na pierwszym piętrze. W budynku znajduje się winda, są także łazienki dostosowane do osób poruszających się na wózku inwalidzkim.

Zakres zadań

• Koordynowanie i monitorowanie kalendarza Prezesa/Wiceprezesa;
• Organizowanie i obsługiwanie spotkań z gośćmi z zewnętrznych instytucji oraz spotkań wewnętrznych z pracownikami komórek organizacyjnych Urzędu;
• Kierowanie interesantów do właściwych merytorycznie komórek organizacyjnych i pracowników Urzędu oraz udzielanie wyczerpujących informacji co do czasu i trybu załatwienia spraw;
• Zapewnianie prawidłowego obiegu korespondencji Prezesa/Wiceprezesa, zgodnie z zasadami instrukcji kancelaryjno – archiwalnej oraz otrzymywanymi wytycznymi;
• Ewidencjonowanie i kompletowanie pism przychodzących i wychodzących, archiwizowanie i przekazywanie dokumentów do archiwum zakładowego;
• Monitorowanie i koordynowanie prac dotyczących udziału Prezesa/Wiceprezesa w posiedzeniach komisji sejmowych i senackich, w posiedzeniach organizowanych przez naczelne i centralne urzędy administracji państwowej oraz w posiedzeniach zespołów międzyresortowych, organów, instytucji, organizacji rządowych i pozarządowych;
• Redagowanie i przygotowywanie projektów pism, notatek służbowych oraz analizowanie wybranych materiałów i przygotowywanie ich syntetycznych podsumowań;
• Udział w przygotowywaniu organizowanych przez GUM wydarzeń (konferencji, seminariów, etc.);
• Przygotowywanie - na podstawie danych wpływających z komórek organizacyjnych - protokołów i sprawozdań, sporządzanie zestawień, planów, raportów;
• Prowadzenie rejestru i rozliczanie delegacji krajowych i zagranicznych Prezesa/Wiceprezesa/Dyrektora Generalnego Urzedu;
• Weryfikowanie środków trwałych będących w użytkowaniu Prezesa/Wiceprezesa/Dyrektora Generalnego Urzędu.

Wymagania niezbędne

wykształcenie: wyższe
doświadczenie zawodowe/staż pracy: 1 rok doświadczenia zawodowego w pracy w administracji rządowej lub na stanowisku sekretarskim/asystenckim

• wiedza dotycząca funkcjonowania administracji rządowej;
• znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym – B1;
• podstawowa znajomość ustaw: prawo o miarach, kpa, o służbie cywilnej;
• umiejętność redagowania pism;
• obsługa komputera (środowisko Windows, Internet) oraz nowoczesnych urządzeń biurowych;
• umiejętność: współpracy, komunikacji, organizacji pracy, pracy pod presją czasu;
• myślenie analityczne;
• zorientowanie na osiąganie celów;
• orientacja na klienta/interesanta.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• ukończone kursy asystencko-sekretarskie;
• znajomość języka niemieckiego lub francuskiego na poziomie A2;
• umiejętność obsługi programu do elektronicznego zarzadzania dokumentacją;
• zainteresowania i wiedza związane z obszarem nauk technicznych lub ścisłych.