Starszy inspektor

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:
praca w siedzibie urzędu.
Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:
Budynek nr 3 Komendy Głównej PSP przy ul. Podchorążych 38 w Warszawie, na terenie kompleksu koszarowego, teren chroniony, II piętro budynku. Stanowiska pracy wyposażone w sprzęt komputerowy i telefony. Budynki komendy nie są w pełni przystosowane dla osób niepełnosprawnych, bariery architektoniczne: brak zainstalowanych wind, brak podjazdów dla osób niepełnosprawnych, pomieszczenia higieniczno-sanitarne nieprzystosowane dla osób niepełnosprawnych.

Zakres zadań

• Obsługa korespondencji przychodzącej oraz wychodzącej, w tym: przyjmowanie i rejestrowanie pism, przygotowywanie pism do zadekretowania z uwzględnieniem pilności załatwienia sprawy, kierowanie obiegiem dokumentów zadekretowanych na poszczególne wydziały, prowadzenie rejestru spraw przekazanych do wydziałów wraz z kontrolą terminu ich wykonania, przekazywanie do podpisu dokumentów z uwzględnieniem pilności załatwienia sprawy oraz obsługa poczty elektronicznej.
• Prowadzenie terminarza zadań, spotkań, delegacji, urlopów kierownictwa biura, w tym: odbieranie telefonów, przyjmowanie i łączenie rozmów, współudział w organizacji czasu pracy dyrektora biura i jego zastępców oraz kontrolowanie spraw przez nich zleconych w celu terminowości ich załatwienia.
• Wykonywanie prac biurowych, w tym w szczególności: redagowanie pism, sporządzanie raportów, protokołów i prezentacji, obsługa dostępnych urządzeń technicznych w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania sekretariatu biura.
• Organizacyjno-logistyczne zabezpieczenie odpraw, narad i spotkań, w tym: przygotowywanie korespondencji i dokumentacji oraz przekazywanie do realizacji jednostkom organizacyjnym PSP przyjętych ustaleń w celu właściwej realizacji zadań przez kierownictwo biura.
• Prowadzanie wymaganej ewidencji, dokumentacji, w tym archiwizowanie jej oraz prowadzenie rejestrów danych dotyczących pracowników biura
• Kontrolowanie terminowości wykonania poleceń dyrektora i ich egzekwowanie.
• Zaopatrywanie biura w materiały biurowe.

Wymagania niezbędne

wykształcenie: wyższe

• bardzo dobra znajomość obsługi pakietu Office,
• znajomość języka angielskiego na poziomie B1,
• znajomość przepisów ustawy o służbie cywilnej,
• umiejętność pracy pod presją czasu,
• umiejętność nawiązywania kontaktów,
• dyspozycyjność i komunikatywność,
• systematyczność, dokładność i odpowiedzialność,
• podstawowa znajomość obiegu dokumentów w urzędzie,
• biegłość w posługiwaniu się narzędziami informatycznymi,
• wysoka kultura osobista,
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• certyfikat ukończenia szkolenia z zakresu obsługi pakietu MS Office,
• certyfikat ukończenia kursu w zakresie prowadzenia sekretariatu,
• doświadczenie zawodowe: praca w sekretariacie/recepcji,
• umiejętność prowadzenia sekretariatu biura,
• znajomość zasad korespondencji w administracji.