Młodszy specjalista

Warunki pracy

Praca biurowa przy komputerze powyżej 4 godzin.

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:
Obiekt przy Alejach Jerozolimskich 181 C, niebędący własnością URPLWM i PB, częściowo jest dostosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych poruszających się na wózkach inwalidzkich. Szerokość głównych drzwi wejściowych do budynku, drzwi wewnętrznych oraz ciągów komunikacyjnych jest dostosowana do potrzeb osób niepełnosprawnych poruszających się przy użyciu wózka inwalidzkiego. Pomieszczenie higieniczno-sanitarne przystosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych znajduje się na parterze. Niedostosowanie budynku dotyczy wind. Pomieszczenia Urzędu zlokalizowane są od parteru do VI piętra.

Zakres zadań

• prowadzenie ewidencji korespondencji wpływającej do Urzędu w systemie CITS,
• przyjmowanie dokumentacji od interesantów, kurierów, Urzędu Pocztowego i prawidłowy podział między komórki organizacyjne Urzędu,
• udzielanie informacji ustnej oraz telefonicznej interesantom, w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych Urzędu,
• prowadzenie bazy danych korespondencji wychodzącej z Urzędu,
• bieżąca współpraca z pracownikami Urzędu oraz kontrola prawidłowego odbioru korespondencji z Kancelarii Głównej,
• prowadzenie ewidencji korespondencji wpływającej do Urzędu drogą elektroniczną, obsługa skrzynki pocztowej BIP, EUP, ESP, oraz wiadomości faksowych,
• zamawianie artykułów biurowych na potrzeby Kancelarii Głównej,
• prowadzenie zestawienia kosztów za usługi Pocztowe realizowane na rzecz Urzędu, sprawdzanie poprawności wystawionych faktur oraz nadzór nad prawidłowym przygotowaniem dokumentacji do wysyłki przez sekretariaty departamentów.

Wymagania niezbędne

wykształcenie: wyższe

• umiejętność biegłej obsługi programów Microsoft Office,
• umiejętność obsługi urządzeń biurowych,
• odporność na stres,
• komunikatywność,
• samodzielność,
• umiejętność pracy w zespole,
• wysoka kultura osobista,
• znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• znajomość obsługi programu do elektronicznej ewidencji korespondencji,
• znajomość struktury Urzędu i zasad funkcjonowania administracji publicznej,
• znajomość Instrukcji Kancelaryjnej i zasad Archiwizacji dokumentacji,
• znajomość zasad postępowania z dokumentacją elektroniczną,
• przeszkolenie w zakresie obsługi klienta oraz podpisu elektronicznego,