Referendarz
Miejsce pracy: Warszawa
Ogłoszenie o naborze Nr 9636
Warunki pracy
praca biurowa, przy komputerze powyżej 4 godz. dziennie, komunikacja osobistai telefoniczna ze współpracownikami i klientami Urzędu.
Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy
Stanowisko pracy zorganizowane w pomieszczeniu biurowym wyposażonym w instalację klimatyzacyjną. Narzędzia i materiały pracy: komputer, urządzenia biurowe (drukarka, kserokopiarka, skaner, niszczarka i inne urządzenia biurowe).
Budynek posiada windę osobową do transportu pionowego, nie posiada podjazdów dla osób niepełnosprawnych, ale jest wyposażony w transporter gąsiennicowy typu T09 "ROBY" służący do transportu po schodach wejściowych do budynku osób poruszających się na wózkach inwalidzkich. Pomieszczenia pracy GIF mieszczą się na parterze oraz I i III piętrze budynku.
Zakres zadań
- Wykonywanie czynności sekretarskich związanych z funkcjonowaniem Departamentu m.in. prowadzenie rejestru pism wpływających i wychodzących oraz jej rozdział zgodnie z dekretacją w systemie informatycznym GIF.
- Prowadzenie terminarza spotkań oraz narad z udziałem Dyrektora Departamentu, Zastępcy Dyrektora Departamentu oraz przygotowywanie i obsługa organizacyjno – recepcyjna spotkań z interesantami i gośćmi Dyrektora, Zastępcy Dyrektora oraz Departamentu.
- Prowadzenie monitoringu działań poinspekcyjnych w zakresie nadzoru nad terminowością spływu dokumentów.
- Prowadzenie teczek dokumentacji inspekcyjnej oraz teczek innych spraw ogólnych Departamentu.
- Obsługa rozmów telefonicznych i gości Dyrektora Departamentu w języku polskim i angielskim.
- Przygotowywanie projektów pism na polecenie Dyrektora Departamentu.
- Wnioskowanie w zakresie konieczności opracowania lub aktualizacji procedur SJ DIW.
- Zapewnienie wyposażenia Departamentu w artykuły biurowe w celu zapewnienia niezbędnych materiałów biurowych pracownikom Departamentu.
Wymagania niezbędne
wykształcenie: wyższe- Znajomość zadań i struktury organizacyjnej urzędu
- Znajomość ustawy Prawo farmaceutyczne
- Komunikatywna znajomość j. angielskiego
- Dobra znajomość MS Office
- Posiadanie obywatelstwa polskiego
- Korzystanie z pełni praw publicznych
- Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
Wymagania dodatkowe
- przeszkolenie z zakresu obsługi sekretariatu lub obsługi klienta
- komunikatywność
- umiejętność organizacji pracy własnej
- terminowość