Sekretarz

Warunki pracy

• warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposoby wykonywania zadań:
- permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa) lub przeprowadzanie kontroli w innych urzędach

• miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:
- praca na III piętrze budynku, budynek i pomieszczenia urzędu dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych poruszających się na wózkach inwalidzkich- podjazd do budynku, toalety, windy oraz drzwi o odpowiedniej szerokości
- praca przy komputerze - brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym oraz osobom z uszkodzonym słuchem

Zakres zadań

• przyjmowanie, ewidencjonowanie i wysyłanie korespondencji Departamentu, a także rozdzielanie zadekretowanej korespondencji do odpowiednich komórek organizacyjnych Departamentu
• prowadzenie obsługi telefonicznej Dyrektora i Zastępców Dyrektora, a także udzielanie telefonicznie lub bezpośrednio informacji interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych Ministerstwa
• sporządzanie i prowadzenie listy obecności, książki ewidencji wyjść służbowych i prywatnych, plan urlopów oraz ewidencji krajowych i zagranicznych delegacji służbowych pracowników Departamentu
• wspieranie pracy Dyrektora i Zastępców Dyrektora, w tym prowadzenie kalendarza ich zajęć oraz pracowników Departamentu w zakresie realizacji zadań
• realizowanie spraw związanych z zaopatrzeniem pracowników Departamentu w materiały biurowe i przydziały socjalne, a także w służbowe bilety komunikacji miejskiej, w tym prowadzenie ewidencji wydanych biletów
• prowadzenie, w tym aktualizowanie, ewidencjowanie danych teleadresowych instytucji zaangażowanych we wdrażanie Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko (POIiŚ) 2014-2020, POIiŚ 2007-2013, Norweskiego Mechanizmu Finansowego (NMF) i Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz osób nimi kierujących i informowanie pracowników Departamentu o ich zmianach
• prowadzenie ewidencji sprzętu komputerowego i elektronicznego przydzielonego do wspólnego użytkowania przez pracowników Departamentu, a także monitorowanie funkcjonowania i dostępności dysku sieciowego Departamentu i zgłaszanie jego awarii
• nadzorowanie przestrzegania w Departamencie instrukcji kancelaryjnej oraz przechowywanie i przekazywanie akt spraw sekretariatu do archiwum Ministerstwa

Wymagania niezbędne

wykształcenie: średnie
doświadczenie zawodowe/staż pracy: 3 miesiące doświadczenia zawodowego na stanowisku sekretarskim lub administracyjno-biurowym

• znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym (B1)
• poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „zastrzeżone” lub oświadczenie o wyrażeniu zgody na wydanie upoważnienia
• znajomość rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
• komunikacja
• współpraca
• orientacja na klienta/interesanta
• organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów
• Posiadanie obywatelstwa polskiego albo obywatelstwa innego państwa Unii Europejskiej albo obywatelstwa innego państwa, którego obywatele na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego posiadają prawo podjęcia zatrudnienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe