Starszy referent
Miejsce pracy: Bezledy
Ogłoszenie o naborze Nr 8127
Warunki pracy
Stanowisko pracy zlokalizowane jest w budynku wielokondygnacyjnym Placówki SG w Bezledach. Budynek w części jest przystosowany dla osób niepełnosprawnych (część parterowa). Na stanowisku nie występują czynniki niebezpieczne, szkodliwe lub uciążliwe dla zdrowia. Ryzyko zawodowe na poziomie akceptowalnym. Praca wykonywana jest w pomieszczeniach biurowych w systemie 8 godzinnym, jednozmianowym. Większość czynności kancelaryjnych wykonywana jest w pozycji siedzącej.Wymagana jest umiejętność czytelnego charakteru pisma z uwagi na rejestrowanie dokumentów w urządzeniach ewidencyjnych prowadzonych w formie papierowej. Obsługa urządzeń biurowych: komputera poniżej 4 godzin dziennie, drukarki, faksu, niszczarki i kserokopiarki.
Występują kontakty zewnętrzne: permanentna obsługa klientów zewnętrznych: przedstawicieli administracji publicznej, kurierami, przedstawicielami instytucji i stowarzyszeń oraz obywatelami celem odbioru lub przekazania przesyłek.
Występują czynniki utrudniające wykonywanie pracy: lokalizacja kancelarii ogólnej znajduje się w dwóch odrębnych pomieszczeniach umiejscowionych w różnych częściach budynku. Występują czynniki alergizujące: kurz, drobinki celulozy podczas niszczenia dokumentów lub przygotowywania do archiwizacji.
Praca pod presją czasu: wyjazd poczty (konwoju) rejestrowanie dokumentów, pakowanie ich i sporządzanie wykazu.
Zakres zadań
- przyjmowanie, rejestrowanie, ewidencjonowanie, przekazywanie, wysyłanie i udostępnianie dokumentów jawnych i niejawnych w celu właściwego obiegu dokumentów w placówce oraz prowadzenia urządzeń ewidencyjnych służących do rejestracji dokumentów jawnych i niejawnych celem umożliwienia kontroli ich stanu i obiegu,
- sprawowanie nadzoru nad stroną formalną wytworzonego dokumentu oraz obiegu korespondencji w celu zapewnienia ścisłego stosowania przepisów w tym zakresie. Wydawanie dokumentów osobom do tego upoważnionym oraz egzekwowanie ich zwrotu do kancelarii w celu zapewnienia właściwej ochrony dokumentacji służbowej oraz rozliczania z posiadanych dokumentów funkcjonariuszy i pracowników,
- sporządzanie protokołów i branie udziału w protokolarnym zniszczeniu dokumentów niearchiwalnych BC oraz przygotowywanie i przekazywanie dokumentów jawnych i niejawnych do Archiwum Zakładowego w celu archiwizacji dokumentów,
- osobiste obsługiwanie klientów wewnętrznych i zewnętrznych oraz przy pomocy urządzeń biurowych (telefon, komputer, skrzynka podawcza Elektronicznej Platformy Administracji Publicznej – e-PUAP) celem zapewnienia właściwego obiegu informacji pomiędzy współpracującymi instytucjami,
- kompletowanie, przedkładanie dokumentów do podpisu oraz dekretacji Komendantowi placówki w celu zapewnienia systematycznego i terminowego obiegu korespondencji.
Wymagania niezbędne
wykształcenie: średnie- znajomość przepisów związanych z wytwarzaniem i obiegiem dokumentów jawnych i niejawnych, funkcjonowaniem kancelarii (ustaw, rozporządzeń, zarządzeń i decyzji),
- umiejętność pracy w zespole,
- komunikatywność,
- umiejętność obsługi urządzeń biurowych,
- otwarty stosunek do klienta.
- uprzejmość
- Posiadanie obywatelstwa polskiego
- Korzystanie z pełni praw publicznych
- Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
Wymagania dodatkowe
- posiadanie przeszkolenia w zakresie obsługi kancelaryjnej (obiegu dokumentów),
- posiadanie poświadczenia bezpieczeństwa upoważniającego do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „Ściśle Tajne”.