Starszy referent

Warunki pracy

- praca wykonywana w pozycji siedzącej,
- praca przy komputerze powyżej 4 godzin dziennie,
- praca przy oświetleniu naturalnym i sztucznym,
- narzędzia i materiały pracy: komputer, kserokopiarka, telefon, drukarka, faks, rejestry papierowe,
- permanentny kontakt interpersonalny z interesantami,
- niepełne przystosowanie budynku dla osób niepełnosprawnych: brak podjazdów i wind dla niepełnosprawnych, brak sanitariatów spełniających normy dla osób niepełnosprawnych,

Zakres zadań

• przyjmowanie, ewidencjonowanie, przechowywanie, przekazywanie i udostępnianie dokumentów jawnych
• prowadzenie bieżącej kontroli sposobu wytwarzania dokumentów przez wykonawców merytorycznych i technicznych
• przyjmowanie, wysłanie, ewidencjonowanie i przekazywaniem poczty wchodzącej i wychodzącej
• sprawowanie nadzoru nad dostarczeniem poczty wchodzącej wskazanym adresatom
• obsługa i bieżące monitorowanie elektronicznej skrzynki podawczej w ramach ePUAP
• udział w realizacji spraw związanych z brakowaniem dokumentacji niearchiwalnej w kancelarii jawnej lub przekazywanie jej do archiwum zakładowego
• udział w kontrolach z zakresu ewidencji i obiegu dokumentów w komórkach organizacyjnych komendy Oddziału w Placówek SG jak również prowadzenie czynności wyjaśniających w zakresie swojej właściwości
• udzielanie interesantom informacji w zakresie problematyki będącej w kompetencji kancelarii jawnej
• zastępowanie starszego inspektora – kierownika Kancelarii Jawnej w czasie jego nieobecności

Wymagania niezbędne

wykształcenie: średnie
doświadczenie zawodowe/staż pracy: 6 miesięcy doświadczenia zawodowego w administracji publicznej w kancelarii jawnej, tajnej lub archiwum zakładowym

• biegła znajomość przepisów dotyczących funkcjonowania kancelarii jawnych oraz aktów wykonawczych, instrukcji kancelaryjnej SG (Decyzja nr 59 Komendanta Głównego SG z dnia 25.02.2015r., w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej w SG, Dz.Urz.KGSG Nr 3, poz. 15 oraz z 2014r. poz. 75),
• podstawowa znajomość zagadnień dotyczących funkcjonowania Straży Granicznej
• umiejętność prowadzenia korespondencji
• posiadanie poświadczenia bezpieczeństwa osobowego lub pozytywne zakończenie procedur sprawdzających zakończonych wydaniem poświadczenia bezpieczeństwa osobowego, uprawniającego do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „POUFNE”;
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• umiejętność pracy na stanowisku związanym z ewidencją dokumentów w systemie „dziennikowym” oraz „sprawowym”
• komunikatywność, samodzielność, odpowiedzialność
• dobra organizacja pracy własnej
• umiejętność pracy pod presją czasu
• asertywność
• umiejętność obsługi programów pakietu MS Office
• dyspozycyjność
• zdolność świadomego kontrolowania reakcji emocjonalnych oraz odruchów (fizycznych, intelektualnych) we wszystkich warunkach
• umiejętność obsługi elektronicznej skrzynki podawczej w ramach ePUAP