Sekretarz

Warunki pracy

Budynek z podjazdem dla wózków inwalidzkich. Wewnątrz budynku: windy umożliwiające wjazd osobie na wózku inwalidzkim oraz łazienki dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych. Szerokość ciągów komunikacyjnych umożliwiająca poruszanie się osób na wózkach inwalidzkich. Nie występują uciążliwe/ szkodliwe/ niebezpieczne warunki pracy. Permanentna obsługa klientów zewnętrznych.

Zakres zadań

• Zapewnienie właściwych warunków pracy dyrektora departamentu i jego zastępców w tym: przyjmowanie i realizacja połączeń telefonicznych, krajowych i zagranicznych, również w języku angielskim, udzielanie pisemnych odpowiedzi na zaproszenia i zapytania, przygotowywanie wzorów oraz projektów pism i listów, również w języku angielskim, planowanie wykorzystania środków z funduszu reprezentacyjnego i rozliczanie wydatków z tego funduszu, monitorowanie zaopatrzenia departamentu w prasę – zamawianie i dystrybucja czasopism w departamencie.
• Obsługa korespondencji kierowanej do dyrektora i jego zastępców, w tym: pobieranie dokumentów niejawnych z kancelarii, po dekretacji dyrektora lub jego zastępców przekazywanie dokumentów do wskazanych osób w celu realizacji zleconych do wykonania zadań, dekretowanie poczty wchodzącej (z upoważnienia dyrektora departamentu) w Systemie Informatycznym ARCUS, przedkładanie dyrektorowi do podpisu dokumentów i projektów pism oraz przekazywanie komunikatów, poleceń i ustaleń organizacyjnych pracownikom cywilnym i żołnierzom zawodowym zatrudnionym i pełniącym służbę w departamencie. Monitorowanie stanu realizacji spraw w departamencie, z uwzględnieniem kryterium terminowości.
• Prowadzenie kalendarza pracy dyrektora i jego zastępców, w tym: umawianie, dokonywanie zmian terminów lub odwoływanie wcześniej zaplanowanych spotkań. Przygotowywanie pomieszczeń, w których odbywają się spotkania (konferencje, odprawy, narady) oraz materiałów i dokumentów dla uczestników w celu zapewnienia właściwego i sprawnego przebiegu tych spotkań.
• Prowadzenie bazy danych dotyczącej poleceń wyjazdów służbowych pracowników CO MON i pionu podsekretarza stanu oraz rejestru poleceń wyjazdów służbowych przedstawicieli jednostek organizacyjnych podległych podsekretarzowi stanu lub przez niego nadzorowanych.
• Przyjmowanie i rejestracja skarg i wniosków wpływających do dyrektora jak również opracowanie rocznego sprawozdania ze sposobu rozpatrywania skarg i wniosków oraz stosownych zestawień.
• Prowadzenie zbioru informacji dotyczących innych urzędów oraz podmiotów krajowych, zagranicznych i międzynarodowych, w tym numerów telefonów, faksów i nazwisk osób zajmujących w nich stanowiska kierownicze (m.in. aktualnych obsad wyższych stanowisk w państwie oraz SZ RP, obsady placówek dyplomatycznych i konsularnych).
• Planowanie i monitorowanie wykorzystania samochodu służbowego przydzielonego na potrzeby transportowe żołnierzy zawodowych i pracowników departamentu.
• Prowadzenia „Dziennika ewidencji wykonywanych dokumentów techniką komputerową” oraz „Dziennika ewidencji wykonywanych dokumentów techniką powielania”.

Wymagania niezbędne

wykształcenie: średnie
doświadczenie zawodowe/staż pracy: doświadczenia zawodowego

• Do 1 roku doświadczenia na stanowisku asystenckim lub związanym z obsługą sekretariatu lub obsługą klientów
• Poświadczenie bezpieczeństwa o klauzuli „tajne” lub zgoda na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego w celu uzyskania poświadczenia bezpieczeństwa o klauzuli „tajne”
• Znajomość języka angielskiego na poziomie średniozaawansowanym - B1
• Znajomość: ustawy o ochronie informacji niejawnych, ustawy o ochronie danych osobowych, rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), ustawy Kodeks postępowania administracyjnego – w zakresie skarg i wniosków, ustawy o urzędzie Ministra Obrony Narodowej, protokołu dyplomatycznego i zasad savoir vivre'u, struktury organizacyjnej MON
• Umiejętności: organizacji pracy własnej, współpracy z innymi, orientacji na klienta, komunikacji, w tym komunikacji pisemnej, radzenia sobie ze stresem
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe