Specjalista

Warunki pracy

Zakres zadań

• przejmowanie z komórek organizacyjnych Ministerstwa dokumentacji spraw zakończonych w trybie i na zasadach określonych w instrukcji kancelaryjnej. Dbanie o prawidłowe rozmieszczenie przejętej dokumentacji w archiwum i właściwe jej zabezpieczenie;
• przechowywanie, zabezpieczanie, ewidencjonowanie i udostępnianie dokumentacji w archiwum zakładowym. Udzielanie instruktażu i współpraca z komórkami organizacyjnymi Ministerstwa w zakresie prawidłowego stosowania przepisów kancelaryjno-archiwalnych i przekazywania akt do archiwum;
• wykonywanie kwerend archiwalnych. Udzielanie informacji zainteresowanym na podstawie dokumentacji zgromadzonej w archiwum zakładowym w postaci pisemnej odpowiedzi lub reprodukcji materiałów;
• inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej i przekazywanie jej na makulaturę oraz uczestnictwo w pracach komisji oceny dokumentacji niearchiwalnej. Przekazywanie materiałów archiwalnych do właściwego miejscowo archiwum państwowego;
• współpraca z komórkami organizacyjnymi Ministerstwa w zakresie prawidłowego postępowania z dokumentacją tworzoną lub gromadzoną przez komórki organizacyjne Ministerstwa (tradycyjną i w systemie służącym do elektronicznego zarządzania dokumentacją - EZD), w tym opracowanie wewnętrznych przepisów i procedur dotyczących postępowania z dokumentacją w przypadku zmian organizacyjnych w Ministerstwie;
• współpraca z komórkami organizacyjnymi Ministerstwa w zakresie prawidłowego postępowania z dokumentacją, w tym weryfikacja czynności kancelaryjnych w systemie EZD;
• opracowywanie projektów aktów prawnych z zakresu działania archiwum zakładowego w Ministerstwie;
• przeprowadzanie szkoleń z zakresu postępowania z dokumentacją dla osób rozpoczynających pracę w Ministerstwie i bieżące wsparcie pracowników Ministerstwa w zakresie obsługi systemu EZD.

Wymagania niezbędne

• znajomość ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i aktów wykonawczych do ustawy;
• znajomość przepisów kancelaryjno-archiwalnych;
• znajomość Pakietu MS Office;
• umiejętność skutecznego komunikowania się;
• umiejętność współpracy w zespole;
• umiejętność organizacji pracy własnej;
• zorientowanie na osiągnięcie celów;
• umiejętność analitycznego myślenia;
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe