Ministerstwo Spraw Zagranicznych w Warszawie
Dyrektor Generalny Służby Zagranicznej poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:
Dyrektor Generalny Służby Zagranicznej poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:
Podreferendarz
Miejsce pracy: Warszawa
Ogłoszenie o naborze Nr 35629
Warunki pracy
1. Nietypowe godziny pracy (w tym dyżury).2. Zagrożenie korupcją.
3. Permanentna obsługa klientów zewnętrznych.
Zakres zadań
- Rejestrowanie korespondencji, przekazywanie jej Dyrektorowi Generalnemu Służby Zagranicznej oraz właściwym komórkom organizacyjnym Ministerstwa lub adresatom zewnętrznym, a także nadzorowanie obiegu i terminowości przekazywanej korespondencji.
- Prowadzenie kalendarza wyjazdów, spotkań oraz wykazu spraw terminowych; współdziałanie w koordynacji przygotowania materiałów w celu zapewnienia właściwej obsługi Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej.
- Realizowanie połączeń telefonicznych; kierowanie interesantów zgłaszających się bezpośrednio lub telefonicznie do właściwych komórek organizacyjnych Ministerstwa lub innych jednostek organizacyjnych.
- Gromadzenie niezbędnych dla kontaktów Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej informacji o osobach, urzędach, instytucjach i organizacjach.
- Prowadzenie terminarza załatwianej korespondencji; sporządzanie pism, sporządzanie kopii materiałów, przepisywanie tekstów, wysyłanie faksów lub poczty elektronicznej, skanowanie.
- Obsługa dokumentów niejawnych na zasadach określonych w przepisach wewnętrznych dotyczących obiegu informacji niejawnych.
- Dbanie o zapewnienie recepcji podczas spotkań w gabinecie/saloniku, zgłaszanie gości.
Wymagania niezbędne
wykształcenie: średniedoświadczenie zawodowe/staż pracy: 1 rok i 6 miesięcy doświadczenia zawodowego na stanowisku sekretarki/asystentki.
- Znajomość języka angielskiego na poziomie B2.
- Poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „tajne” lub zgoda na poddanie się procedurze sprawdzającej.
- Znajomość struktury i zasad funkcjonowania administracji rządowej.
- Znajomość zasad protokołu dyplomatycznego w tym korespondencji dyplomatycznej.
- Znajomość ustawy o ochronie danych osobowych, o dostępie do informacji publicznej,
- Podstawowa wiedza dot. zakresu działania członka kierownictwa Ministerstwa.
- Umiejętności: współpracy, argumentowania (w tym asertywności), zorientowania na osiąganie celów, orientacji na klienta, samodzielności i inicjatywy, odporność na stres.
- Dyspozycyjność.
- Posiadanie obywatelstwa polskiego
- Korzystanie z pełni praw publicznych
- Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
Wymagania dodatkowe
- Znajomość innego niż język angielski języka obcego na poziomie B2.
- Przeszkolenie w zakresie protokołu dyplomatycznego.
- Przeszkolenie w zakresie obsługi sekretariatu (kurs dla sekretarki-asystentki).
- Biegła znajomość programu Microsoft Outlook.