Referendarz

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań
– permanentna obsługa klienta zewnętrznego i wewnętrznego, w tym liczne kontakty bezpośrednie, telefoniczne, mailowe
– praca przy komputerze oraz/lub przy użyciu urządzeń biurowych: fax, ksero, skaner

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy
– węzeł sanitarny przystosowany dla osób niepełnosprawnych tylko na jednym/na innym piętrze
– winda dostosowana do szczególnych potrzeb osób niepełnosprawnych
– wejście do obiektu od strony Placu Trzech Krzyży nie przystosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych, wejście do tego budynku odbywa się przez wejście od
ul. Wspólnej
– ciągi komunikacyjne przystosowane do szczególnych potrzeb osób niepełnosprawnych

Zakres zadań

• Prowadzenie terminarzy i kontaktów – prowadzenie i monitorowanie terminarzy spotkań dyrektora komórki organizacyjnej i jego zastępców – przekazywanie komunikatów, poleceń i ustaleń organizacyjnych pracownikom komórki organizacyjnej w celu wsparcia w bieżącej pracy dyrektora i pracowników komórki organizacyjnej – prowadzenie kontaktów teleadresowych osób i instytucji, z którymi współpracuje komórka organizacyjna
• Obsługiwanie korespondencji i dokumentacji – kompletowanie/ weryfikowanie i przedkładanie dokumentów oraz korespondencji do podpisu dyrekcji komórki organizacyjnej oraz członków Kierownictwa – sporządzanie projektów pism/ odpowiedzi na korespondencje – ewidencjonowanie korespondencji w elektronicznym systemie rejestracji obiegu dokumentów – rozdzielanie zadekretowanej korespondencji pomiędzy komórki organizacyjne oraz pracowników komórki organizacyjnej
• : Organizowanie spotkań dla komórki organizacyjnej oraz członków Kierownictwa – organizowanie i obsługa protokolarna posiedzeń, spotkań, narad, etc. – Rezerwowanie sal konferencyjnych, cateringu, etc. – obsługa gości, interesantów
• Obsługiwanie interesantów, udzielanie informacji – kierowanie interesantów zgłaszających się osobiście lub telefonicznie do właściwych merytorycznie pracowników – udzielanie informacji w zakresie zadań realizowanych przez Ministerstwo
• Prowadzenie wskazanych spraw osobowych pracowników – rejestrowanie obecności pracowników oraz prowadzenie ewidencji wyjść prywatnych i służbowych w czasie pracy – prowadzenie zbiorczego planu urlopów pracowników
• Zapewnianie zaopatrzenia w materiały biurowe i spożywcze – przygotowywanie zamówień na prasę i publikacje – zapewnianie zaopatrzenia w niezbędne materiały biurowe i spożywcze
• Archiwizowanie dokumentacji – archiwizowanie i przekazywanie akt spraw do archiwum w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów w departamencie

Wymagania niezbędne

wykształcenie: wyższe
doświadczenie zawodowe/staż pracy: 6 miesięcy doświadczenia zawodowego w pracy sekretarskiej/asystenckiej

• – znajomość zadań i struktury organizacyjnej Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii
• – znajomość zasad obsługi klienta
• – znajomość zadań departamentu
• – rzetelność, organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów, współpraca, komunikacja, myślenie analityczne
• – umiejętność sporządzania notatek i standardowych pism
• – umiejętność organizacji spotkań
• – umiejętność obsługi MS Office: Word, Excel
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe