Państwowa Agencja Atomistyki w Warszawie
Dyrektor Generalny poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:
Dyrektor Generalny poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:
Referendarz
Miejsce pracy: Warszawa
Ogłoszenie o naborze Nr 42801
Warunki pracy
Naszym pracownikom oferujemy:- stabilne zatrudnienie na podstawie umowy o pracę,
- pracę w dogodnej lokalizacji, w nowoczesnej przestrzeni biurowej,
- możliwość przystąpienia do grupowego ubezpieczenia na życie,
- możliwość rozwoju zawodowego poprzez bogatą ofertę szkoleń, w tym staże i szkolenia zagraniczne, dofinansowanie do kursów językowych,
- dodatkowe wynagrodzenie roczne (tzw. „trzynastkę”), nagrody jubileuszowe, dodatek za wieloletnią pracę,
- możliwość korzystania z funduszu świadczeń socjalnych (dofinansowanie wypoczynku, pożyczki mieszkaniowe, dopłaty do świadczeń w zakresie działalności kulturalno-oświatowej: bilety do kina, teatru oraz z tytułu opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, przedszkolach oraz innych placówkach wychowania przedszkolnego.
Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy
Praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godzin dziennie, obsługa urządzeń biurowych
Budynek posiada wejścia z poziomu „0” dla osób poruszających się na wózkach, poprzez drzwi skrzydłowe ewakuacyjne otwierane przez ochronę budynku. Budynek posiada specjalne toalety dla osób niepełnosprawnych znajdujące się na parterze oraz na wybranych poziomach budynku.
Zakres zadań
- wykonywanie prac związanych z obsługą sekretarską w celu zapewnienia sprawnej organizacji pracy sekretariatu i organizacji pracy Prezesa i Wiceprezesa w szczególności: obsługa telefoniczna Prezesa i Wiceprezesa, przygotowywanie i rozliczanie wyjazdów służbowych Prezesa i Wiceprezesa, dbanie o zapewnienie zasobów niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania sekretariatu m. in. dbanie o uzupełnienie materiałów biurowych oraz środków spożywczych i utrzymywanie w odpowiednim stanie urządzeń i zaplecza technicznego sekretariatu (terminowe zgłaszanie odpowiednich zamówień i zapotrzebowań) oraz dokonywanie rozliczeń.
- prowadzenie prac kancelaryjnych związanych z działalnością sekretariatu w celu zapewnienia sprawnego obiegu dokumentów a w szczególności: przedkładanie Prezesowi i Wiceprezesowi zarejestrowanej korespondencji wpływającej oraz dokumentów składanych do podpisu, przekazywanie poleceń oraz zgodnie z dekretacją korespondencji podpisanej przez Prezesa i Wiceprezesa innym komórkom organizacyjnym urzędu, przygotowywanie projektów pism dla Prezesa i Wiceprezesa, ewidencja korespondencji wychodzącej z podpisem Prezesa i Wiceprezesa oraz archiwizacja tych pism, wysyłanie poczty.
- nadzór nad utrzymaniem porządku w sekretariacie Prezesa, gabinecie Prezesa i Wiceprezesa oraz sali konferencyjnej, przygotowanie tych pomieszczeń do spotkań, a także przywracanie porządku po spotkaniach, w celu zapewnienia odpowiednich warunków pracy i spotkań dla Prezesa i Wiceprezesa oraz innych spotkań organizowanych w PAA.
- prowadzenie kalendarza spotkań, wizyt i wyjazdów Prezesa i Wiceprezesa oraz ich obsługa i organizacja (pilnowanie terminów spotkań, zawiadamianie uczestników spotkań, zgłaszanie gości w recepcji, przygotowanie i obsługa spotkań, przygotowywanie planu wyjazdów, itp.).
- prowadzenie kalendarza spotkań PAA, w tym koordynacja rezerwacji sali konferencyjnej, w celu sprawnej organizacji pracy Agencji.
- przygotowywanie materiałów na spotkania organizowane przez Prezesa i Wiceprezesa, w tym prezentacji PowerPoint, sporządzanie protokołów i notatek ze spotkań, oraz ich obsługa w celu zapewnienia odpowiednich warunków pracy i spotkań dla Prezesa, Wiceprezesa i ich gości.
- przygotowywanie projektów odpowiedzi i odpowiadanie na zapytania e-mail przychodzące do PAA, w celu sprawnej obsługi klientów urzędu.
Wymagania niezbędne
wykształcenie: wyższedoświadczenie zawodowe/staż pracy: 2 lata doświadczenia zawodowego w pracy na stanowisku sekretarskim / asystenckim
- znajomość języka angielskiego na poziomie dobrym
- bardzo dobra znajomość pakietu MS Office w szczególności MS Word, Ms Excel i Ms PowerPoint,
- obsługa sprzętu biurowego,
- wysokie zdolności organizacyjne
- umiejętność efektywnego zarządzania czasem
- umiejętność rozwiązywania problemów i ustalania priorytetów
- wysoka kultura osobista
- umiejętność współpracy
- inicjatywa, komunikatywność
- zaangażowanie i chęć stałego podnoszenia kwalifikacji zawodowych
- Posiadanie obywatelstwa polskiego
- Korzystanie z pełni praw publicznych
- Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
Wymagania dodatkowe
- przeszkolenie z zakresu obsługi sekretariatu, zarządzania projektami, organizacji pracy własnej, tworzenia i prezentacji PowerPoint oraz dokumentów w Ms Excel, przygotowywania i sporządzania notatek.
- szkolenie z protokołu dyplomatycznego
- umiejętność prowadzenia terminarzy, korzystania z narzędzi monitorowania stanu realizacji zadań m. in. Ms Excel