Sekretarz

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposoby wykonywania zadań:
- permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa)

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:
- praca na II piętrze budynku, budynek i pomieszczenia urzędu dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych poruszających się na wózkach inwalidzkich (podjazd do budynku, toalety, windy oraz drzwi o odpowiedniej szerokości)
- praca przy komputerze - brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym oraz osobom z uszkodzonym słuchem

Zakres zadań

• Prowadzenie sekretariatu Departamentu, w tym przyjmowanie, ewidencjonowanie i wysyłanie korespondencji w wersji papierowej i systemie komputerowym, rozdzielanie zadekretowanej korespondencji, a także obsługa poczty elektronicznej sekretariatu
• Prowadzenie obsługi telefonicznej Dyrektora i Zastępcy Dyrektora Departamentu, a także udzielanie telefonicznie lub bezpośrednio podstawowych informacji interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych Ministerstwa
• Sporządzanie i prowadzenie listy obecności, książki ewidencji wyjść służbowych i prywatnych, ewidencji delegacji służbowych i planu urlopów pracowników Departamentu
• Wspieranie pracy Dyrektora i Zastępcy Dyrektora, w tym prowadzenie kalendarza ich zajęć, oraz pracowników Departamentu w zakresie realizacji zadań, w szczególności realizowanie spraw związanych z obsługą rządowego procesu legislacyjnego na stronie internetowej Rządowego Centrum Legislacji
• Realizowanie spraw związanych z zaopatrzeniem pracowników Departamentu w materiały biurowe i przydziały socjalne, a także w służbowe bilety komunikacji miejskiej, w tym prowadzenie ewidencji wydanych biletów
• Prowadzenie ewidencji skarg, wniosków i petycji wpływających do Departamentu oraz przygotowywanie związanych z tym raportów rocznych
• Nadzorowanie przestrzegania w Departamencie instrukcji kancelaryjnej oraz przechowywanie i przekazywanie akt spraw sekretariatu do archiwum Ministerstwa

Wymagania niezbędne

wykształcenie: średnie
doświadczenie zawodowe/staż pracy: 6 miesięcy doświadczenia zawodowego na stanowisku sekretarskim lub administracyjno-biurowym

• Dostęp do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „zastrzeżone” lub wyrażenie zgody na wydanie upoważnienia na podstawie ustawy o ochronie informacji niejawnych
• Znajomość rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
• Komunikacja
• Współpraca
• Orientacja na klienta/interesanta
• Organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe