Sekretarz

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:
Praca biurowa przy komputerze. Nietypowe godziny pracy (w tym dyżury). Permanentna obsługa klientów zewnętrznych.

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:
- praca w budynku przy ul. Krucza 36/Wspólna 6,
- miejsce pracy: I piętro,
- budynek częściowo przystosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych: wejście do budynku jest utwardzone z wkładem antypoślizgowym, wyposażone w automatyczne drzwi rozsuwne, pochylnię i transporter przyschodowy. Windy przystosowane do wjazdu wózków inwalidzkich, posiadające przyciski sterujące umożliwiające odczyt w alfabecie Braille’a, sygnalizację dźwiękową oraz niektóre- syntezator mowy. Budynek może stwarzać problemy dla osób niepełnosprawnych ruchowo: korytarze dzielone drzwiami z samozamykaczami, niektóre toalety przystosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych.

Zakres zadań

• organizowanie dnia pracy członka kierownictwa, w tym: prowadzenie terminarza spotkań i spraw związanych z przyjmowaniem gości
• przyjmowanie, rejestrowanie i rozprowadzanie zadekretowanej korespondencji adresowanej do członka kierownictwa, w tym korespondencji niejawnej
• monitorowanie terminowości pism i dokumentów podpisywanych przez członka kierownictwa
• branie udziału w organizowaniu wyjazdów służbowych krajowych i zagranicznych członka kierownictwa
• gromadzenie i przechowywanie aktów normatywnych i innych dokumentów niezbędnych członkowi kierownictwa
• przygotowywanie pism i notatek na zlecenie członka kierownictwa
• współpraca z Gabinetem Politycznym

Wymagania niezbędne

wykształcenie: średnie
doświadczenie zawodowe/staż pracy: doświadczenia zawodowego

• znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej, w tym służby cywilnej
• znajomość języka angielskiego na poziomie B1
• umiejętność obsługi komputera – MS Office, poczta elektroniczna
• umiejętność obsługi innych urządzeń biurowych
• umiejętność współpracy z różnymi zespołami ludzkimi
• wysoka kultura osobista
• komunikatywność, w tym: łatwość nawiązywania kontaktów i umiejętność argumentowania w kontaktach z klientem zewnętrznym
• posiadanie poświadczenia bezpieczeństwa dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „tajne” lub zgoda na poddanie się procedurze sprawdzającej
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• umiejętność obsługi systemu do elektronicznego obiegu dokumentów
• znajomość języka: francuskiego lub niemieckiego lub rosyjskiego na poziomie B1