Sekretarz

Warunki pracy

- praca samodzielna biurowo - administracyjna,
- praca w siedzibie urzędu,
- stres związany z obsługą klientów zewnętrznych,
Miejsce i otoczenie organizacyjno - techniczne stanowiska pracy:
- stałe godziny pracy (8.15 - 16.15),
- dojścia i dojazdy do budynku są utwardzone,
- stanowisko zlokalizowane jest na II piętrze budynku,
- infrastruktura budynku: sanitariaty, korytarze, klatki schodowe, schody,
- praca przy oświetleniu naturalnym i sztucznym,
- praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godz.,
- narzędzia i materiały do pracy: komputer, drukarka, kserokopiarka, faks niszczarka, skaner,
- budynek nie jest przystosowany dla osób ze stopniem niepełnosprawności uniemożliwiającym swobodne przemieszczanie się (bariery architektoniczne, brak podjazdów, brak windy, korytarze dzielone drzwiami z samozamykaczami),
- brak pomieszczeń higieniczno - sanitarnych przystosowanych dla osób niepełnosprawnych,
- brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym, niedosłyszącym oraz głuchoniemym.

Zakres zadań

• prowadzenie i obsługa administracyjno - biurowa sekretariatu Dyrektora Biura i jego zastępcy, terminowe przekazywanie ich poleceń i ustaleń organizacyjnych funkcjonariuszom i pracownikom oraz przygotowanie i obsługa organizacyjna spotkań z zaproszonymi gośćmi i interesantami w celu wsparcia bieżącej pracy Kierownictwa Biura;
• opracowywanie, przy współudziale Wydziałów Biura, zbiorczych odpowiedzi dotyczących projektów aktów prawnych przesyłanych do uzgodnień (arkusze uzgodnień) w celu wsparcia bieżącej pracy Kierownictwa Biura;
• opracowywanie kwartalnych informacji o przekazywanych na rzecz Biura darowiznach w celu przesyłania stosownych informacji do Biura Finansów Komendy Głównej Straży Granicznej;
• prowadzenie wykazu świadczonej przez radców prawnych pomocy prawnej oraz sporządzanie comiesięcznej informacji w tym zakresie w celu dostarczenia stosownej informacji Naczelnikowi Wydziału;
• bieżąca obsługa kancelaryjno - biurowa dotycząca obiegu dokumentów w Biurze i Wydziale Ekonomiczno - Organizacyjnym (m.in. ewidencjonowanie pism wchodzących i wychodzących, przesyłanie ich pocztą elektroniczną) oraz współpraca z Kancelarią Jawną w tym zakresie w celu zabezpieczenia terminowego i płynnego przekazywania informacji;
• realizowanie i rozliczanie wydatków reprezentacyjnych Kierownictwa Biura w celu wsparcia ich bieżącej pracy;
• zastępowanie inspektora administrującego sprzętem i siecią informatyczną Biura w zakresie poczty elektronicznej w Internecie i Intranecie (sprawdzanie, przyjmowanie i wysyłanie e- maili) w celu zabezpieczenia właściwej pracy Biura;
• redagowanie krótkich pism na polecenie przełożonych w celu wsparcia ich bieżącej pracy.

Wymagania niezbędne

wykształcenie: średnie
doświadczenie zawodowe/staż pracy: 6 miesięcy doświadczenia zawodowego (powyżej) w pracy w administracji lub w pracy biurowej

• pozytywne przejście procedury sprawdzającej w celu uzyskania poświadczenia bezpieczeństwa, upoważniającego do dostępu do informacji niejawnych
• komunikatywność
• dyspozycyjność
• umiejętność pracy w zespole
• odporność na stres
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• kurs dla sekretarek - asystentek
• język angielski - poziom komunikatywny