Sekretarz

Warunki pracy

Czynniki szczególnie utrudniające wykonywanie zadań:
- permanentna obsługa klientów zewnętrznych
Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:
- narzędzia i materiały pracy – komputer i inne urządzenia biurowe,
- możliwość poruszania się po budynku: budynek wyposażony w windy, toaleta dostosowana dla osób niepełnosprawnych, do wykorzystania schodołaz.

Zakres zadań

• Przyjmuje i łączy rozmowy telefoniczne, w tym w języku angielskim, przyjmuje i nadaje faksy, wysyła i odbiera wiadomości mailowe oraz powiela materiały.
• Przyjmuje i rejestruje korespondencję wpływającą do Departamentu, w szczególności prowadzi elektroniczną ewidencję pism, nadzoruje obieg i ekspedycję korespondencji oraz kontroluje terminowość udzielania odpowiedzi na pisma.
• Prowadzi terminarz spotkań, narad i wyjazdów służbowych Dyrekcji Departamentu oraz informuje o terminach załatwiania spraw w Departamencie w celu wsparcia bieżącej pracy.
• Obsługuje gości i interesantów, w tym kieruje interesantów zgłaszających się bezpośrednio lub telefonicznie, do właściwych merytorycznych komórek organizacyjnych lub pracowników.
• Redaguje standardowe pisma i przepisuje zlecone teksty w celu wsparcia bieżącej pracy.
• Zamawia artykuły piśmienno-biurowe, eksploatacyjne i spożywcze, kompletuje informatory, a także dba o estetykę sekretariatu.

Wymagania niezbędne

wykształcenie: średnie
doświadczenie zawodowe/staż pracy: co najmniej 6 miesięcy doświadczenia zawodowego na stanowisku sekretarskim lub asystenckim

• znajomość podstaw funkcjonowania administracji publicznej, w tym służby cywilnej
• znajomość Kodeksu postępowania administracyjnego
• umiejętność obsługi urządzeń biurowych i komputera (poczta elektroniczna, edytor tekstów, arkusz kalkulacyjny)
• umiejętność j organizacji pracy i orientacja na osiąganie celów
• skrupulatność i dokładność
• komunikatywność
• odporność na stres
• umiejętność współpracy
• znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym (B1)
• kultura osobista
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• ukończony kurs lub szkoła dla sekretarzy
• poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „poufne” lub zgoda na poddanie się procedurze sprawdzającej
• znajomość języka angielskiego na poziomie bardzo dobrym (B2)
• znajomość systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD)