Sekretarz

Warunki pracy

Czynniki szczególnie utrudniających wykonywanie zadań: brak

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:
- narzędzia i materiały pracy – komputer i inne urządzenia biurowe,
- możliwość poruszania się po budynku: budynek wyposażony w windy, toaleta dostosowana dla osób niepełnosprawnych, do wykorzystania schodołaz.

Zakres zadań

• Przyjmuje i rejestruje korespondencję wpływającą do departamentu, w szczególności prowadzi elektroniczną ewidencję pism, nadzoruje obieg korespondencji, kontroluje terminowość załatwiania spraw pozostających we właściwości departamentu.
• Prowadzi terminarz dyrektora i zastępcy dyrektora, organizuje spotkania, przekazuje komunikaty, polecenia i ustalenia organizacyjne pracownikom departamentu z polecenia dyrektora oraz monitoruje ich realizację.
• Przyjmuje i łączy rozmowy telefoniczne, przyjmuje i rejestruje faksy, obsługuje gości interesantów, w tym kieruje interesantów zgłaszających się bezpośrednio lub telefonicznie, do właściwych merytorycznie pracowników lub komórek organizacyjnych.
• Redaguje standardowe pisma, przygotowuje zestawienia i przepisuje zlecone teksty na polecenie dyrektora i zastępcy dyrektora departamentu.
• Wspiera pozostałych pracowników departamentu w realizacji zadań przez nich wykonywanych.
• Zapewnia niezbędne do pracy wyposażenie departamentu, w tym zaopatruje w materiały biurowe, aktualizuje spisy telefoniczne a także dba o estetykę sekretariatu.
• Archiwizuje dokumentację i koordynuje przekazywanie akt spraw do archiwum.

Wymagania niezbędne

wykształcenie: wyższe
doświadczenie zawodowe/staż pracy: co najmniej 6 miesięcy doświadczenia zawodowego na stanowisku asystenckim lub sekretarskim

• znajomość podstaw funkcjonowania administracji publicznej (w zakresie podziału, zasad organizacji i działania), w tym służby cywilnej (w zakresie organizacji i obowiązków członków korpusu służby cywilnej)
• Znajomość KPA w zakresie działu "przepisy ogólne"
• umiejętność obsługi urządzeń biurowych
• odporność na stres
• komunikatywność
• umiejętność planowania i organizacji pracy własnej
• umiejętność współpracy
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• ukończony kurs lub szkoła dla sekretarzy
• uprawnienia dostępu do informacji niejawnych o klauzuli "poufne"
• znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym (B1)
• skrupulatność i dokładność
• powyżej 6 miesięcy doświadczenia zawodowego na stanowisku sekretarskim lub asystenckim