Specjalista

Warunki pracy

Praca biurowa przy komputerze powyżej 4 godzin.
Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:
Siedziba Urzędu w Al. Jerozolimskich 181 C, która nie jest własnością URPLWM i PB, jest dostosowana do potrzeb osób niepełnosprawnych. W ww. obiekcie szerokość drzwi zewnętrznych i wewnętrznych, a także ciągi komunikacyjne oraz dźwigi osobowe zapewniają osobom niepełnosprawnym, a w szczególności poruszającym się na wózkach inwalidzkich dostęp do każdego z sześciu pięter budynku. Pomieszczenie przeznaczone na toalety jest przystosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych i znajduje się w holu na parterze budynku.

Zakres zadań

• logistyczna obsługa szkoleń, konferencji i spotkań w zakresie administracyjno - technicznym poprzez koordynowanie właściwej realizacji procedury obsługi administracyjno - technicznej szkoleń, konferencji, spotkań; utrzymywanie kontaktów w sprawach organizacyjnych z potencjalnymi uczestnikami spotkań; utrzymywanie kontaktów z osobami stale współpracującymi z Urzędem, jak również nadzór i koordynowanie działań firm zewnętrznych uczestniczących w realizacji spotkań (firmy cateringowe, firmy zajmujące się tłumaczeniami itp.) w aspekcie technicznym, interaktywnym i finansowym,
• negocjowanie warunków współpracy z firmami świadczącymi usługi w ramach realizacji zadań,
• sporządzanie planów wydatków w zakresie obsługi administracyjno - technicznej szkoleń oraz spotkań, dokonywanie rozliczeń finansowych związanych z realizacją szkoleń i spotkań zgodnie z dokonywanymi zamówieniami i zawartymi umowami oraz monitorowanie realizacji powierzonego budżetu,
• projektowanie wyposażenia, planowanie zakupów dotyczących zagospodarowania sal konferencyjnych oraz sprzętów niezbędnych do realizacji spotkań,
• przygotowywanie kwartalnych sprawozdań z zakresu spraw realizowanych przez Biuro,
• ustalanie potrzeb oraz planowanie środków finansowych, a także monitorowanie ich wykorzystania w zakresie realizowanych zadań oraz prowadzenie spraw zgodnie z wewnętrznymi regulacjami Biura.

Wymagania niezbędne

wykształcenie: wyższe
doświadczenie zawodowe/staż pracy: doświadczenia zawodowego

• znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym,
• znajomość procedur obowiązujących w administracji publicznej,
• podstawowa znajomość Prawa zamówień publicznych,
• umiejętność analizowania, planowania, organizowania i monitorowania podejmowanych działań,
• umiejętność koordynowania wielu zadań i wykonawców,
• umiejętność pracy pod presją czasu,
• odporność na stres;
• umiejętność biegłej obsługi komputera oraz urządzeń biurowych,
• dobra komunikacja znajomość technik negocjacyjnych,
• umiejętność pracy w zespole oraz asertywność,
• 2-letnie doświadczenie w obszarze związanym z obsługą administracyjną w jednostkach administracji publicznej.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe