Specjalista

Warunki pracy

• Praca biurowa w siedzibie Komendy Miejskiej Państwowej Straży Pożarnej w Lublinie; w pomieszczeniach biurowych usytuowanych na I piętrze budynku;
• Praca w systemie codziennym w godzinach 07.30 – 15.30;
• Praca z wykorzystaniem komputera i innych urządzeń biurowych (narzędzia i materiały do pracy: komputer, kserokopiarka, telefon, skaner, faks, niszczarka);
• Praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godzin ;
• Oświetlenie sztuczne i naturalne;
• Praca z bazami danych/ programami specjalistycznymi;
• Brak windy, toalety nieprzystosowane dla osób niepełnosprawnych;
• Stanowisko pracy nie jest dostosowane dla potrzeb osób niedowidzących, niewidomych, niedosłyszących i głuchoniemych;

Zakres zadań

• • Prowadzenie sekretariatu komendy miejskiej PSP
• • Udzielanie podstawowych informacji, telefonicznie lub osobiście, na temat działalności komendy; kierowanie interesantów do odpowiednich komórek organizacyjnych
• • Przyjmowanie i rejestrowanie korespondencji wpływającej w wymaganych rejestrach
• • Wysyłanie korespondencji za pomocą poczty tradycyjnej, elektronicznej oraz faksu
• • Przedkładanie pism do dekretacji kierownictwa komendy, a następnie przekazywanie ich pracownikom komórek organizacyjnych za pokwitowaniem
• • Zapewnianie właściwego obiegu korespondencji pomiędzy komórkami organizacyjnymi komendy, w szczególności pism pilnych oraz o wysokim stopniu ważności
• • Obsługa urządzeń biurowych
• • Prowadzenie terminarza spotkań kierownictwa komendy oraz organizacja narad i odpraw
• • Prowadzenie teczek rzeczowych zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt
• • Prowadzenie spraw związanych z udziałem komendy w akcjach propagujących ochronę przeciwpożarową oraz funkcjonowaniem sali edukacyjnej „Ognik”; sporządzanie sprawozdań oraz informacji w tym zakresie
• • Wystawianie delegacji oraz prowadzenie ich rejestru
• • Przygotowywanie adresów okolicznościowych w związku z udziałem kierownictwa w uroczystościach lub obchodach
• • Dbałość o funkcjonalność, porządek i estetykę sekretariatu
• • Zapewnianie ochrony danych przechodzących przez sekretariat przed dostępem osób nieupoważnionych

Wymagania niezbędne

wykształcenie: średnie
doświadczenie zawodowe/staż pracy: 6 miesięcy doświadczenia zawodowego administracja publiczna

• • Biegła znajomość ustaw: o Państwowej Straży Pożarnej, o służbie cywilnej, kodeks postępowania administracyjnego
• • Umiejętność biegłego posługiwania się narzędziami informatycznymi, obsługi komputera
• • Umiejętność formułowania pism, notatek, sprawozdań
• • Wysoka kultura osobista oraz uprzejmość w kontaktach z interesantami, zwierzchnikami i współpracownikami
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• • Prawo jazdy kat. B
• • Komunikatywność
• • Umiejętność pracy pod presją czasu
• • Umiejętność zachowania równowagi w sytuacjach stresogennych
• • Umiejętność organizacji pracy i efektywnego zarządzania czasem