Specjalista

Warunki pracy

- budynek nie przystosowany do poruszania się osób na wózkach inwalidzkich,
- w budynku brak oznaczeń dla osób niewidomych,
- brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym, niedosłyszącym oraz głuchoniemym,
- praca przy monitorze ekranowym powyżej czterech godzin oraz przy użyciu urządzeń biurowych: fax, ksero, drukarka,
- nie występują szkodliwe/niebezpieczne warunki pracy,
- praca pod presją czasu,
- podejmowanie decyzji w warunkach stresu,
- obsługa klienta zewnętrznego i wewnętrznego w tym liczne kontakty bezpośrednie, telefoniczne, mailowe.
Praca wymaga przemieszczenia się między kondygnacjami w budynku.

Zakres zadań

• Przekazuje zadekretowaną korespondencję oraz komunikaty, polecenia i ustalenia organizacyjne dyrekcji pracownikom w celu zapewnienia przepływu informacji w Departamencie.
• Prowadzenie kalendarza spotkań dyrektora Departamentu i jego zastępcy w celu koordynacji ich narad, konferencji, wyjazdów służbowych, w tym krajowych i zagranicznych.
• Prowadzenie spraw zamówień i zakupów w celu koordynacji potrzeb Departamentu oraz spraw z zakresu obsługi sprzętu biurowego w celu zapewnienia nadzoru nad jego właściwą eksploatacją.
• Obsługa rozmów telefonicznych dyrektora i jego zastępcy w celu zapewnienia prawidłowego przepływu informacji w departamencie oraz obsługi interesantów.
• Koordynacja elektronicznego obiegu pism wpływających do Departamentu oraz spraw dot. rejestru skarg, listów, wniosków i petycji w celu zapewnienia sprawnego obiegu informacji w Departamencie i wywiązywania się z obowiązków informacyjnych Departamentu.
• Monitorowanie spraw wskazanych przez dyrektora lub zastępcę dyrektora w celu zapewnienia ich terminowego załatwiania.
• Przygotowywanie pism na zlecenie dyrektora lub jego zastępcy w celu realizacji spraw organizacyjnych Departamentu i spraw dotyczących jego dyrekcji - w tym delegacji krajowych i zagranicznych.
• Koordynacja spraw pracowniczych, socjalnych i administracyjnych w celu zapewnienia sprawnej ich realizacji w Departamencie.

Wymagania niezbędne

wykształcenie: wyższe
doświadczenie zawodowe/staż pracy: 1 rok doświadczenia zawodowego na stanowisku realizującym zadania sekretarskie lub asystenckie

• Znajomość podstaw KPA
• Znajomość ustawy o służbie cywilnej
• Znajomość struktury organizacyjnej MKiDN
• Znajomość języka angielskiego na poziomie A2
• Znajomość pakietu Microsoft Office (Word, Excel)
• Kompetencje: organizacja pracy i osiąganie rezultatów; skuteczna komunikacja (pisemna i werbalna); rozwiązywanie problemów w sytuacjach nieprzewidzianych; rzetelność i terminowość; zorientowanie na klienta
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Znajomość języka rosyjskiego lub niemieckiego na poziomie A2