Specjalista

Warunki pracy

- budynek z podjazdem dla wózków inwalidzkich,
- bardzo ograniczona możliwość poruszania się na wózkach inwalidzkich - konieczna asysta innego pracownika,.
- w budynku brak oznaczeń dla osób niewidomych,
- brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym, niedosłyszącym oraz głuchoniemym
- nie występują szkodliwe/niebezpieczne warunki pracy,,
- obsługa klienta zewnętrznego i wewnętrznego w tym liczne kontakty bezpośrednie, telefoniczne i mailowe,
- praca przy komputerze powyżej czterech godzin oraz przy użyciu urządzeń biurowych: fax, kserokopiarka, skaner, niszczarka,
Praca wymaga przemieszczania się między kondygnacjami w budynku.

Zakres zadań

• Prowadzi terminarz spotkań w celu zabezpieczenia właściwego toku pracy przełożonego.
• Ewidencjonuje pocztę wpływającą i wychodzącą w celu zabezpieczenia obiegu dokumentów, jak i informacji.
• Koordynuje i zapewnia obsługę krajowych wyjazdów służbowych przełożonego w celu ich prawidłowego rozliczenia.
• Obsługuje rozmowy telefoniczne przełożonego w celu zapewnienia prawidłowej obsługi interesantów oraz sprawnej realizacji połączeń.
• Przygotowuje spotkania przełożonego celem zapewnienia ich właściwego przebiegu.
• Prowadzi ewidencję zaproszeń w celu zapewnienia obecności przedstawiciela resortu na ważnych uroczystościach.
• Przekazuje polecenia i ustalenia przełożonego w celu sprawnej i szybkiej realizacji decyzji Kierownictwa.
• Archiwizuje dokumenty przełożonego celem zachowania ciągłości dokumentów służbowych.

Wymagania niezbędne

wykształcenie: wyższe
doświadczenie zawodowe/staż pracy: 1 rok doświadczenia zawodowego na stanowisku sekretarskim

• Znajomość ustawy o służbie cywilnej
• Znajomość struktury organizacyjnej MKiDN
• Znajomość zagadnień dot. obszaru kultury i dziedzictwa narodowego
• Znajomość procedur kancelaryjno - archiwizacyjnych
• Wiedza z zakresu funkcjonowania administracji publicznej
• Kompetencje: rzetelność i terminowość; organizacja pracy i osiąganie rezultatów; skuteczna komunikacja; przejawianie inicjatywy; rozwiązywanie problemów w sytuacjach nieprzewidzianych
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Znajomość języka angielskiego na poziomie A1