Specjalista

Warunki pracy

Zakres zadań

• Zpewnia organizację spotkań członka Kierownictwa Ministerstwa,prowadzi terminarz i monitoruje jego realizację,przygotowuje i obsługuje spotkania z gośćmi członka Kierownictwa Ministerstwa, dba o zapewnienie warunków niezbędnych do odpowiedniego przebiegu spotkań
• Przekazuje polecenia i ustalenia członka Kierownictwa kierującym komórkami organizacyjnymi oraz pracownikom i w zależności od dyspozycji monitoruje ich realizację oraz kontroluje terminowość, a także zarządza innymi informacjami zgodnie z przyjętymi procedurami.
• Przyjmuje i rejestruje korespondencję wpływającą do członka Kierownictwa Ministerstwa (również w języku angielskim), w szczególności prowadzi elektroniczną ewidencję pism, nadzoruje obieg korespondencji, kontroluje terminowość udzielania odpowiedzi na pisma kierowane do członka Kierownictwa Ministerstwa oraz obsługuje punkt ewidencyjny korespondencji niejawnej.
• Koordynuje proces przedkładania do podpisu lub akceptacji członka Kierownictwa Ministerstwa pism wychodzących, notatek i innych materiałów , przygotowanych przez komórki organizacyjne MEN, zapewnia warunki niezbędne do podpisania przez członka Kierownictwa projektów aktów prawnych, w tym uzupełnia rejestr tych aktów prowadzony przez Departament Prawny.
• Przyjmuje i łączy rozmowy telefoniczne (w tym w języku angielskim), kieruje interesantów zgłaszających się bezpośrednio lub telefonicznie do właściwych merytorycznie komórek organizacyjnych lub pracowników, przyjmuje i nadaje faksy, obsługuje pocztę elektroniczną, powiela materiały.
• Śledzi na bieżąco prace Rządu i Parlamentu oraz informacje medialne w zakresie właściwości obsługiwanego członka Kierownictwa.
• Redaguje pisma, przepisuje zlecone teksty, kompletuje informatory, spisy telefoniczne, zaopatruje w materiały biurowe oraz dba o estetykę pomieszczeń.
• Aktualizuje i rejestruje dane teleadresowe podmiotów, z którymi współpracuje MEN, dbając o aktualność danych w systemie teleinformatycznym wykorzystywanym w Ministerstwie.

Wymagania niezbędne

• znajomość podstaw Kodeksu postępowania administracyjnego
• znajomość podstaw funkcjonowania administracji publicznej (podział, zasady organizacji i działania), w tym służby cywilnej (organizacja, uprawnienia i obowiązki członków korpusu służby cywilnej)
• znajomość Regulaminu pracy Rady Ministrów i Regulaminu Sejmu
• znajomość podstaw protokołu dyplomatycznego
• umiejętność obsługi urządzeń biurowych
• umiejętność planowania i dobrej organizacji pracy
• skrupulatność i dokładność
• umiejętność jasnego i precyzyjnego wyrażania myśli, komunikatywność
• umiejętność samodzielnego rozwiązywania problemów
• umiejętność współpracy
• obsługa komputera (poczta elektroniczna, edytor tekstów, arkusz kalkulacyjny)
• umiejętność stosownego zachowania się i kultura osobista
• odporność na stres
• dyspozycyjność
• znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywny (B1)
• dostęp do infomacji niejwnych o klauzuli zastrzeżone” lub zgoda dostęp do informacji niejawnych o klauzuli „na poddanie się procedurze dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• język angielski na poziomie bardzo dobrym (B2)
• język niemiecki lub francuski lub hiszpański lub włoski lub rosyjski na poziomie komunikatywnym (B1)
• podstawowa znajomość zagadnień objętych działem oświata i wychowanie
• dostęp do informacji niejawnych o klauzuli "poufne" lub zgoda na poddanie się procedurze dostepu do informacji niejawnych o klauzuli "poufne"
• ukończony kurs lub szkoła dla sekretarzy