Główny Inspektorat Farmaceutyczny w Warszawie
Dyrektor Generalny poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:
Dyrektor Generalny poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:
Specjalista
Miejsce pracy: Warszawa
Ogłoszenie o naborze Nr 94983
Warunki pracy
- praca biurowa przy komputerze powyżej 4 godz. dziennie, permanentna obsługa klientów zewnętrznych
- Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy: stanowisko pracy zorganizowane w pomieszczeniu biurowym wyposażonym w instalację klimatyzacyjną
- Narzędzia i materiały pracy: komputer, urządzenia biurowe (drukarka, kserokopiarka, skaner, niszczarka i inne urządzenia biurowe)
- Budynek posiada windę osobową do transportu pionowego, nie posiada podjazdów dla osób niepełnosprawnych, ale jest wyposażony w transporter gąsiennicowy typu T09 "ROBY" służący do transportu po schodach wejściowych do budynku osób poruszających się na wózkach inwalidzkich. Pomieszczenia pracy GIF mieszczą się na parterze oraz I i III piętrze budynku.
Zakres zadań
- Wykonuje czynności związane z koordynacją organizacji pracy Dyrektora Departamentu Inspekcji ds. Wytwarzania i zastępcy Dyrektora Departamentu Inspekcji ds. Wytwarzania w szczególności: obsługuje połączenia telefoniczne, prowadzi kalendarz pracy, a także organizuje i koordynuje sprawny przebieg spotkań Dyrektora Departamentu Inspekcji ds. Wytwarzania i zastępcy Dyrektora Departamentu Inspekcji ds. Wytwarzania.
- Wykonuje czynności związane z obiegiem dokumentów (w formie papierowej i elektronicznej), w szczególności: rejestruje w systemie EZD dokumentację zewnętrzną wpływającą do sekretariatu, zapewnia prawidłową, zgodną z dekretacją dystrybucję dokumentów oraz prowadzi teczki aktowe Departamentu Inspekcji ds. Wytwarzania stosownie do postanowień Instrukcji kancelaryjnej.
- Wykonuje czynności związane z prowadzeniem sprawozdań z zakresu pobierania opłat publicznoprawnych i opłat skarbowych.
- Przygotowuje dokumenty dotyczące podróży służbowych Dyrektora Departamentu Inspekcji ds. Wytwarzania i Zastępcy Dyrektora Departamentu Inspekcji ds. Wytwarzania i pracowników Departamentu.
- Redaguje pisma oraz przygotowuje dokumenty, prezentacje, raporty, analizy, zestawienia z zakresu kompetencji Dyrektora Departamentu Inspekcji ds. Wytwarzania i zastępcy Dyrektora Departamentu Inspekcji ds. Wytwarzania.
- Sporządza wnioski o zawarcie umów o dzieło oraz projekty tych umów w zakresie objętym kompetencjami Departamentu Inspekcji ds. Wytwarzania i zaopatrza pracowników Departamentu w artykuły biurowe i spożywcze.
- Koordynuje zaopatrzenie Dyrektora Departamentu Inspekcji ds. Wytwarzania, Zastępcy Dyrektora Departamentu Inspekcji ds. Wytwarzania.
- Prowadzi bazę informacji dotyczącą urzędów, instytucji, firm (m.in. numerów telefonów, osób zajmujących w nich kierownicze stanowiska).
Wymagania niezbędne
wykształcenie: wyższedoświadczenie zawodowe/staż pracy: co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego na stanowisku związanym z obsługą sekretariatu lub na stanowisku asystenckim lub w pracy biurowej
- Znajomość struktury organizacyjnej i zadań Urzędu
- Umiejętność sporządzania pism (z wykorzystaniem edytora tekstu MS Word)
- Posiadanie obywatelstwa polskiego
- Korzystanie z pełni praw publicznych
- Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
Wymagania dodatkowe
- Znajomość języka angielskiego na poziomie B1
- Komunikatywność
- Umiejętność pracy w zespole
- Umiejętność organizacji pracy własnej