Starszy referent

Warunki pracy

Stanowisko pracy zlokalizowane na II piętrze budynku wielokondygnacyjnego kompleksu koszarowego komendy oddziału. Dojścia i dojazdy utwardzone, budynek posiada bariery architektoniczne (schody, brak wind) dla osób ze stopniem niepełnosprawności (dysfunkcją ruchową), brak pomieszczeń higieniczno-sanitarnych przystosowanych dla osób niepełnosprawnych. Pomieszczenia pracy spełniają wymagania stanowisk pracy stałej, na stanowisku nie występują czynniki niebezpieczne, szkodliwe dla zdrowia. Ryzyko zawodowe na poziomie akceptowalnym. Praca administracyjno-biurowa od poniedziałku do piątku w wymiarze 8 godzin na dobę i 40 godzin tygodniowo. Występują kontakty zewnętrzne:
- telefoniczne i osobiste z interesantami spoza formacji w celu koordynacji spotkań i przyjęć przez dyrektora generalnego urzędu (komendanta Oddziału) – kilka razy dziennie,
- telefoniczne i osobiste z kierownikami instytucji współdziałających, samorządu terytorialnego, administracji państwowej celem ustalenia dat i zakresu tematycznego spotkań i wizyt – kilka razy w tygodniu, - telefonicznie z dziennikarzami, wydziałami promocji instytucji szczebla centralnego, wojewódzkiego i terenowego, uczestnikami spotkań, konferencji, narad Komendanta celem koordynacji działań promocyjnych, ustalenia w porozumieniu z Rzecznikiem Prasowym – koordynatorem terminów i zakresu wizyt dziennikarzy – kilka razy w miesiącu, - telefonicznie z Aparatem Pełnomocnika Granicznego FR (w języku rosyjskim lub angielskim) celem ustalenia terminów, planu oraz zakresu tematycznego spotkań – kilka razy w roku. Występują czynniki szczególnie utrudniające wykonywanie zadań takie jak permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedstawiciele przedsiębiorstw) lub przeprowadzanie kontroli w innych urzędach np.: podczas obsługi połączeń telefonicznych oraz gości Komendanta Oddziału podczas spotkań i narad. Występuje stres związany z obsługą klientów zewnętrznych i założeń projektów promocji Oddziału.

Zakres zadań

• wspomaganie organizacji funkcjonowania sekretariatu Komendanta Oddziału w celu zapewnienia skutecznej realizacji zadań sekretariatu,
• pomaganie w planowaniu w oparciu o terminarz zamierzeń Komendanta Oddziału rozkładu dnia pracy, uzgadnianie terminów wizyt interesantów oraz przedstawicieli różnych instytucji i środowisk (w tym międzynarodowych) z Komendantem Oddziału, celem racjonalnego i sprawnego funkcjonowania urzędu,
• współuczestniczenie w organizacji przedsięwzięć związanych z przygotowaniem i przebiegiem konferencji, spotkań, narad, akcji promocyjnych celem kształtowania pozytywnego wizerunku urzędu i formacji w środowisku i społeczeństwie,
• obsługiwanie poczty internetowej i intranetowej i przesyłanie wiadomości stosownym adresatom,
• przygotowywanie projektów dokumentów i materiałów promocyjnych oraz prezentacji multimedialnych na potrzeby kierownictwa Oddziału.

Wymagania niezbędne

wykształcenie: średnie
doświadczenie zawodowe/staż pracy: doświadczenia zawodowego

• komunikatywność,
• znajomość zasad savoir-vivre,
• umiejętność organizacji pracy własnej,
• zdolność do samodzielnego wyszukiwania i zdobywania informacji w celu wykonywania zleconych zadań,
• umiejętność pracy w zespole,
• umiejętność obsługi komputera (sieć internet, edytory tekstu, program Power Point).
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• znajomość języka angielskiego lub rosyjskiego na poziomie A1,
• ogólne zainteresowanie historią regionu,
• ogólna wiedza na temat struktury i działalności władz samorządowych.