Starszy specjalista

Warunki pracy

Praca biurowa przy komputerze powyżej 4 godzin.

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:
Obiekt przy Alejach Jerozolimskich 181 C, niebędący własnością URPLWM i PB, częściowo jest dostosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych poruszających się na wózkach inwalidzkich. Szerokość głównych drzwi wejściowych do budynku, drzwi wewnętrznych oraz ciągów komunikacyjnych jest dostosowana do potrzeb osób niepełnosprawnych poruszających się przy użyciu wózka inwalidzkiego. Pomieszczenie higieniczno-sanitarne przystosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych znajduje się na parterze. Niedostosowanie budynku dotyczy wind. Pomieszczenia Urzędu zlokalizowane są od parteru do VI piętra.

Zakres zadań

• zarządzanie czasem pracy członka kierownictwa poprzez prowadzenie kalendarza, umawianie spotkań, łączenie rozmów telefonicznych, koordynację współpracy z poszczególnymi komórkami organizacyjnymi Urzędu oraz instytucjami zewnętrznymi,
• zarządzanie hierarchią informacji pisemnej i elektronicznej przepływającej przez właściwy sekretariat członka Kierownictwa oraz Urząd, archiwizacja oraz monitorowanie terminowej realizacji decyzji i poleceń członka Kierownictwa,
• koordynowanie zadań związanych z przygotowaniem i obsługą spotkań członków Kierownictwa,
• koordynowanie przygotowywania materiałów, redakcji pism oraz wystąpień na polecenie członka Kierownictwa, weryfikacja poprawności sporządzonych pism przedkładanych do podpisu Kierownictwa Urzędu pod względem posiadania wszystkich niezbędnych elementów (znak sprawy, daty, załączniki, podpisy) oraz stemplowanie decyzji i postanowień oraz innych dokumentów,
• koordynowanie i przygotowanie krajowych i zagranicznych wyjazdów służbowych członka Kierownictwa zgodnie z obowiązującą procedurą wewnętrzną,
• opiniowanie oraz przestrzeganie procedur wewnętrznych,
• prowadzenie procesu udzielania patronatu Prezesa oraz Patronatu Honorowego Prezesa w tym prowadzenie rejestru patronatów oraz rejestrowanie wystąpień zewnętrznych pracowników Urzędu,
• prowadzenie procesu powoływania i odwoływania członków wszystkich komisji o charakterze opiniodawczo-doradczym działających przy Prezesie.

Wymagania niezbędne

wykształcenie: wyższe
doświadczenie zawodowe/staż pracy: doświadczenia zawodowego w obszarze administracji

• znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym,
• znajomość Ustawy o Urzędzie Rejestracji Produktów Leczniczych, Wyrobów Medycznych i Produktów Biobójczych,
• Podstawowa znajomość Kodeksu postępowania administracyjnego,
• bardzo dobra organizacja pracy,
• kompetencje behawioralne: zorientowanie na osiąganie celów, rzetelność i terminowość, doskonalenie zawodowe, skuteczna komunikacja, podejmowanie decyzji, umiejętności analityczne,
• umiejętność pracy w zespole,
• umiejętność negocjacji,
• asertywność,
• umiejętność przekazywania informacji w sposób jasny, precyzyjny i zwięzły,
• umiejętności redakcyjne,
• wysokie umiejętności interpersonalne,
• umiejętność działania pod presją czasu w sytuacjach nieprzewidywalnych oraz ustalania priorytetów,
• wysokie poczucie odpowiedzialności,
• rzetelność i skrupulatność w realizacji zadań,
• podstawowa wiedza merytoryczna z zakresu działań realizowanych przez Urząd oraz instytucji współpracujących z Urzędem,
• znajomość obsługi urządzeń biurowych oraz umiejętność obsługi pakietu MS OFFICE
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• szkolenie z zakresu obsługi sekretariatu,
• znajomość ustawy Prawo farmaceutyczne oraz znajomość europejskich przepisów dotyczących produktów leczniczych,
• znajomość w zakresie stosowania przepisów prawa dotyczących produktów leczniczych (krajowych i europejskich)