Starszy referent

Warunki pracy

- praca administracyjno-biurowa w siedzibie Urzędu
- kontakt z klientem zewnętrznym
- narzędzia i materiały pracy - komputer, urządzenia biurowe, praca przy komputerze co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy (powyżej 4 godzin dziennie)
- wyznaczone stanowiska do parkowania dla osób niepełnosprawnych od strony ul. Kopernika, podjazdy dla osób niepełnosprawnych od strony ul. Kopernika i Al. Marsz. J. Piłsudskiego – wejście do budynku z asystentem, winda przystosowana dla osób niepełnosprawnych, ciągi komunikacyjne, drzwi oraz toaleta o odpowiedniej szerokości dostosowane do poruszania się na wózku

Zakres zadań

• rejestrowanie dokumentów papierowych w elektronicznym systemie zarządzania dokumentacją (EZD) w celu zapewnienia prawidłowego obiegu dokumentów;
• przyjmowanie i rozdzielanie korespondencji/przesyłek wpływających z placówki pocztowej lub bezpośrednio od „składającego” i wpisywanie korespondencji/przesyłek przyjmowanych i wysyłanych do rejestrów, ewidencji;
• przygotowywanie do wysłania korespondencji (przesyłek) w dniu jej przekazania lub w dniu wskazanym przez nadawcę stosownie do procedury ustalonej przez placówkę pocztową i przekazywanie do wysłania w celu zapewnienia prawidłowego obiegu korespondencji;
• rozliczanie opłat pocztowych, uzgadnianie wpisów i kosztów wysyłanej korespondencji w książce nadawczej z ilością listów przekazywanych do placówki pocztowej, wydawanie pracownikom biletów komunikacji miejscowej, prowadzenie ich ewidencji;
• załatwianie reklamacji pocztowych nadawców: sprawdzanie daty nadania i przyjęcia przesyłki przez placówkę pocztową, prawidłowości opłat, przygotowywanie projektów pism reklamacyjnych;
• przyjmowanie i rozdzielanie prasy „służbowej” do komórek organizacyjnych Urzędu;
• obsługa składu chronologicznego (przyjmowanie, porządkowanie, wypożyczanie, monitorowanie zwrotu, przekazywanie do archiwum zakładowego);
• udzielanie informacji klientom zewnętrznym.

Wymagania niezbędne

wykształcenie: średnie
doświadczenie zawodowe/staż pracy: doświadczenia zawodowego

• znajomość ustawy o wojewodzie i administracji rządowej
• znajomość ustawy o służbie cywilnej
• znajomość Kodeksu postępowania administracyjnego
• znajomość instrukcji kancelaryjnej - Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
• Posiadanie obywatelstwa polskiego albo obywatelstwa innego państwa Unii Europejskiej albo obywatelstwa innego państwa, którego obywatele na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego posiadają prawo podjęcia zatrudnienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• znajomość struktury organizacyjnej Urzędu (Statut Urzędu, Regulamin Organizacyjny Urzędu) i zasad funkcjonowania administracji publicznej
• umiejętność obsługi urządzeń technicznych i narzędzi informatycznych