Starszy referent

Warunki pracy

- czas pracy zgodnie z ustawą o służbie cywilnej (praca w systemie jednozmianowym),
- praca przy oświetleniu naturalnym i sztucznym,
- praca wykonywana w pozycji siedzącej przy monitorze ekranowym (również powyżej 4 godzin dziennie),
- brak podległych pracowników,
Kontakty zewnętrzne: kilka razy dziennie z przedstawicielami Poczty Polskiej, firm kurierskich oraz instytucji państwowych w celu dostarczenia i odbioru przesyłek, kilka razy w tygodniu z osobami składającymi oferty w celu ubiegania się o przyjęcie do pracy/służby w BiOSG oraz z osobami składającymi zapytania ofertowe.
Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy: parter w budynku wielokondygnacyjnym na terenie kompleksu koszarowego Komendy Bieszczadzkiego Oddziału Straży Granicznej w Przemyślu, ul. Mickiewicza 34, 37 - 700 Przemyśl. Budynek posiada windę i jest dostosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych.
Podstawowe wyposażenie stanowiska to: zestaw komputerowy z oprogramowaniem, meble biurowe oraz inne urządzenia biurowe (np. telefon, fax, kserokopiarka, niszczarka, skaner).
Na zewnątrz budynku znajdują się miejsca parkingowe dla pracowników.
Brak czynników szczególnie utrudniających wykonywanie zadań.
Cel istnienia stanowiska: stanowisko ma na celu przyjmowanie, wysyłanie, weryfikację, rozliczanie pism, wytworzonych przez komórki organizacyjne Komendy Oddziału oraz otrzymanych od podmiotów zewnętrznych za pośrednictwem operatorów pocztowych jak też za pośrednictwem platformy e- PUAP. Starszy referent koordynuje prawidłowy przepływ dokumentów w Komendzie Oddziału poprzez terminowe przyjmowanie, rejestrowanie, przekazywanie i wysyłanie korespondencji. Celem stanowiska jest również kompletowanie i rejestracja dokumentów do archiwum oraz ewidencja elektronicznych nośników informacji.
Osoba zatrudniona na opisywanym stanowisku musi posiadać szeroko rozwinięte kompetencje interpersonalne. Przede wszystkim powinna się wykazywać umiejętnością pracy w zespole.

Zakres zadań

• Przyjmuje, ewidencjonuje, przechowuje, przekazuje i wysyła materiały jawne, prowadzi urządzenia ewidencyjne, udostępnia i wydaje materiały osobom uprawnionym, porządkuje posiadany zasób materiałów, koordynuje realizację zadań w zakresie oznaczania, ewidencjonowania i przesyłania dokumentów jawnych w celu zapewnienia zgodnego z przepisami prawa obiegu dokumentów.
• Sprawdza pod względem formalnym poprawność sporządzenia dokumentów, zgodność załączników ze stanem faktycznym w celu podjęcia decyzji o przyjęciu do rejestracji dokumentu bądź odmowie przyjęcia, jeżeli nie zostały spełnione wymogi formalne wynikające z przepisów kancelaryjnych.
• Obsługuje elektroniczną skrzynkę podawczą Komendy BiOSG w ramach platformy e- PUAP.
• Bieżąco współpracuje z archiwum zakładowym w zakresie przyjmowania, przechowywania i przesyłania dokumentów do Archiwum Straży Granicznej w Szczecinie oraz planuje, organizuje i uczestniczy w realizacji spraw związanych z brakowaniem dokumentacji przechowanej w kancelarii jawnej celem bieżącego rozliczenia dokumentów.
• Rejestruje i ewidencjonuje decyzje Komendanta BiOSG oraz odpowiada za ich publikację na stronie intranetowej oddziału.
• Umożliwianie korzystania z wydawnictw fachowych przez funkcjonariuszy i pracowników BiOSG poprzez ewidencjonowanie, przechowywanie i wypożyczanie jawnych wydawnictw fachowych.
• Wykonuje prace technicznych związane z wykorzystaniem lub reprodukcją dokumentów w celu zapewnienia prawidłowej realizacji zadań kancelarii oraz innych komórek organizacyjnych BiOSG.

Wymagania niezbędne

wykształcenie: średnie
doświadczenie zawodowe/staż pracy: 1 rok doświadczenia zawodowego doświadczenia w pracy biurowej

• komunikatywność,
• umiejętność pracy zespołowej,
• umiejętność poprawnego formułowania myśli,
• asertywność,
• znajomość przepisów z zakresu wytwarzania, ewidencjonowania i obiegu dokumentów,
• Posiadanie obywatelstwa polskiego albo obywatelstwa innego państwa Unii Europejskiej albo obywatelstwa innego państwa, którego obywatele na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego posiadają prawo podjęcia zatrudnienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe