Referendarz

Warunki pracy

praca biurowa, przy komputerze powyżej 4 godz. dziennie, komunikacja osobista
i telefoniczna ze współpracownikami i klientami Urzędu.

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy
Stanowisko pracy zorganizowane w pomieszczeniu biurowym wyposażonym w instalację klimatyzacyjną. Narzędzia i materiały pracy: komputer, urządzenia biurowe (drukarka, kserokopiarka, skaner, niszczarka i inne urządzenia biurowe).

Budynek posiada windę osobową do transportu pionowego, nie posiada podjazdów dla osób niepełnosprawnych, ale jest wyposażony w transporter gąsiennicowy typu T09 "ROBY" służący do transportu po schodach wejściowych do budynku osób poruszających się na wózkach inwalidzkich. Pomieszczenia pracy GIF mieszczą się na parterze oraz I i III piętrze budynku.

Zakres zadań

• Wykonywanie czynności sekretarskich związanych z funkcjonowaniem Departamentu m.in. prowadzenie rejestru pism wpływających i wychodzących oraz jej rozdział zgodnie z dekretacją w systemie informatycznym GIF.
• Prowadzenie terminarza spotkań oraz narad z udziałem Dyrektora Departamentu, Zastępcy Dyrektora Departamentu oraz przygotowywanie i obsługa organizacyjno – recepcyjna spotkań z interesantami i gośćmi Dyrektora, Zastępcy Dyrektora oraz Departamentu.
• Prowadzenie monitoringu działań poinspekcyjnych w zakresie nadzoru nad terminowością spływu dokumentów.
• Prowadzenie teczek dokumentacji inspekcyjnej oraz teczek innych spraw ogólnych Departamentu.
• Obsługa rozmów telefonicznych i gości Dyrektora Departamentu w języku polskim i angielskim.
• Przygotowywanie projektów pism na polecenie Dyrektora Departamentu.
• Wnioskowanie w zakresie konieczności opracowania lub aktualizacji procedur SJ DIW.
• Zapewnienie wyposażenia Departamentu w artykuły biurowe w celu zapewnienia niezbędnych materiałów biurowych pracownikom Departamentu.

Wymagania niezbędne

wykształcenie: wyższe

• Znajomość zadań i struktury organizacyjnej urzędu
• Znajomość ustawy Prawo farmaceutyczne
• Komunikatywna znajomość j. angielskiego
• Dobra znajomość MS Office
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• przeszkolenie z zakresu obsługi sekretariatu lub obsługi klienta
• komunikatywność
• umiejętność organizacji pracy własnej
• terminowość