Starszy specjalista

Warunki pracy

- praca archiwisty zakładowego w pomieszczeniach magazynowych oraz w pomieszczeniach stałej pracy z wykorzystaniem komputera oraz typowych urządzeń biurowych
- praca w magazynach archiwum zakładowego, związana z przebywaniem w warunkach zagrożeń biologicznych, kurzu i czynników alergizujących
- zadania wykonywane w siedzibie oraz poza siedzibą urzędu, w celu obsługi magazynów archiwum zakładowego zlokalizowanych w budynkach na terenie miasta Poznania, gdzie znajdują się komórki organizacyjne urzędu
- możliwe wyjazdy służbowe związane z realizowanymi zadaniami
- praca w ograniczonych przestrzeniach z koniecznością używania drabin, ręcznego przemieszczania dokumentacji podczas udostępniania akt przy ograniczonym oświetleniu, wymaganym dla pomieszczeń archiwalnych
- praca przy monitorze ekranowym typowa dla prac administracyjno-biurowych na stanowisku wyposażonym w meble biurowe dostosowane do wymagań określonych dla tych stanowisk; parametry środowiska pracy w normie
- stanowisko pracy znajduje się na poziomie (-1) budynku biurowego wyposażonego w windę osobową, w tym dla osób na wózkach inwalidzkich
- magazyny archiwum znajdują się na różnych poziomach oraz w pozostałych budynkach na terenie miasta Poznania, do których nie ma dostępu przy pomocy windy
- klatka schodowa szerokości 140 cm, korytarz biurowy o szerokości 200 cm
- drzwi wejściowe do pokoi biurowych o szerokości 70 cm
- w budynku siedziby urzędu są pomieszczenia higieniczno-sanitarne przystosowane dla osób niepełnosprawnych poruszających się na wózkach inwalidzkich

Zakres zadań

• realizowanie kwerend, przeprowadzanie poszukiwań zleconych przez klientów zewnętrznych oraz zleconych przez komórki organizacyjne Urzędu w zasobie aktowym Archiwum Zakładowego
• przygotowywanie dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do wybrakowania oraz czuwanie nad prawidłowym procesem brakowania dokumentacji, której okres przechowywania minął; porządkowanie i opracowywanie materiałów archiwalnych, przygotowywanie ich do przekazania do Archiwum Państwowego
• przyjmowanie dokumentacji przekazywanej przez pracowników Urzędu do Archiwum Zakładowego, wytworzonej w poszczególnych komórkach organizacyjnych Urzędu
• udostępnianie akt z zasobu Archiwum Zakładowego osobom upoważnionym, w celu umożliwienia dostępu do dokumentacji zgodnie z procedurą, odbieranie akt wypożyczonych
• prowadzenie doraźnych szkoleń i instruktaży w sprawach archiwalnych dla pracowników Urzędu; sprawowanie nadzoru nad prawidłową klasyfikacją i kwalifikacją akt przekazywanych do archiwum zakładowego, wytworzonych przez pracowników Urzędu
• organizowanie praktyk archiwalnych dla studentów oraz organizowanie pracy osób uczestniczących w Archiwum Zakładowym w programie „Wolontariat w Wielkopolskim Urzędzie Wojewódzkim w Poznaniu"
• współpraca z pracownikami obsługującymi magazyny Archiwum Zakładowego zlokalizowane w Delegaturach Urzędu w Kaliszu, Koninie i Pile, w celu właściwego postępowania ze zgromadzoną tam dokumentacją

Wymagania niezbędne

wykształcenie: wyższe na kierunku historia ze specjalnością archiwistyczną
doświadczenie zawodowe/staż pracy: 1 rok doświadczenia zawodowego w administracji publicznej - w archiwum zakładowym lub państwowym

• znajomość funkcjonowania administracji publicznej, historii administracji i sposobu kształtowania się zasobu archiwalnego
• znajomość zagadnień z zakresu prawa administracyjnego
• znajomość ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz przepisów wykonawczych
• znajomość instrukcji kancelaryjnej i instrukcji archiwalnej obowiązującej w jednostkach administracji publicznej
• umiejętność przedstawiania informacji w formie pisemnej i ustnej oraz pracy z klientem
• umiejętność pracy w zespole
• umiejętność obsługi urządzeń biurowych
• rzetelność, systematyczność, skrupulatność
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• wiedza z zakresu ochrony danych osobowych, informacji niejawnych, udostępniania informacji publicznej