Referendarz

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:
Praca w stresie i często pod presją czasu

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:
narzędzia i materiały pracy – komputer i inne urządzenia biurowe,
możliwość poruszania się po budynku: budynek wyposażony w windy, odpowiednio dostosowana toaleta, do wykorzystania schodołaz.

Zakres zadań

• Przyjmowanie i rejestrowanie korespondencji wpływającej do Departamentu, w szczególności prowadzenie elektronicznej ewidencji pism oraz nadzorowanie obiegu i ekspedycji korespondencji.
• Dokonywanie wstępnej weryfikacji dokumentów finansowo-księgowych oraz wprowadzanie ich do systemu finansowo-księgowego w celu wsparcia Departamentu Ekonomicznego.
• Przyjmowanie i łączenie rozmów telefonicznych (w tym w jęz. angielskim), przyjmowanie i nadawanie faksów, obsługiwanie komputera i powielanie materiałów. Obsługiwanie gości i interesantów, w tym kierowanie interesantów zgłaszających się bezpośrednio lub telefonicznie, do właściwych merytorycznie komórek organizacyjnych lub pracowników.
• Redagowanie pism na polecenie dyrektora Departamentu lub jego zastępcy.
• Zarządzanie hierarchią informacji wpływających do Departamentu, prowadzenie wykazu spraw terminowych, ewidencjonowanie i przechowywanie dokumentów niejawnych stosownie do właściwych przepisów dotyczących ochrony informacji niejawnych oraz przechowywanie dokumentów niezbędnych w bieżącej pracy Departamentu.
• Prowadzenie terminarza dyrektora i zastępcy dyrektora, organizowanie spotkań oraz przekazywanie komunikatów, poleceń i ustaleń organizacyjnych pracownikom.
• Sporządzanie projektu planu urlopów pracowników Departamentu oraz monitorowanie, zgodnych z zatwierdzonym przez dyrektora Departamentu planem wykorzystania urlopów przez pracowników Departamentu.

Wymagania niezbędne

wykształcenie: wyższe
doświadczenie zawodowe/staż pracy: 1 rok doświadczenia zawodowego w pracy biurowej

• znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym (B1),
• znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej (podział, zasady organizacji i działania), w tym służby cywilnej (organizacja służby cywilnej, prawa i obowiązki członków korpusu służby cywilnej)
• znajomość przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego w zakresie przepisów ogólnych, nadzwyczajnych trybów postępowania (wznowienia, nieważności decyzji i uchylenia oraz zmiany decyzji) oraz załatwiania skarg i wniosków
• umiejętność obsługi urządzeń biurowych,
• umiejętność planowania i organizacji pracy,
• umiejętność współpracy
• komunikatywność
• odporność na stres
• Posiadanie obywatelstwa polskiego albo obywatelstwa innego państwa Unii Europejskiej albo obywatelstwa innego państwa, którego obywatele na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego posiadają prawo podjęcia zatrudnienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• wykształcenie ekonomiczne
• ponad 1 rok doświadczenia zawodowego w komórce finansowo-księgowej w administracji publicznej
• znajomość systemu EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją).