Podreferendarz

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:
Pracownik wykonuje czynności o charakterze statycznym, związane głównie z pracą przy biurku i komputerze, oraz dynamicznym, związane głównie z poruszaniem się po terenie KPRM. Większość czynności jest wykonywana w pozycji siedzącej: praca z dokumentami, obsługa komputera powyżej 4 godzin na dobę. Czas pracy – zgodnie z przepisami ustawy o służbie cywilnej. Możliwe nietypowe godziny pracy.

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:
Stanowisko pracy zlokalizowane jest w pokoju biurowym. Podstawowe wyposażenie stanowiska to: zestaw komputerowy, meble biurowe oraz elektryczne urządzenia biurowe. Siedziba Kancelarii znajduje się w Al. Ujazdowskich 1/3 i jest budynkiem wielokondygnacyjnym, wyposażonym w windy. Wejście główne posiada podjazdy dla osób niepełnosprawnych. Szerokość głównych drzwi wejściowych do gmachu i drzwi wewnętrznych oraz ciągów komunikacyjnych jest dostosowana do potrzeb osób niepełnosprawnych. Zainstalowane są również w budynku 3 transportery przyschodowe. Windy wyposażone są w przyciski sterujące windą umożliwiające odczyt w piśmie Braille’a lub urządzenia informujące o pozycji windy, sygnalizację dźwiękową. Osoby niepełnosprawne mogą swobodnie korzystać z wielu toalet ze względu na ich odpowiednią przestrzeń. Dodatkowo w budynku KPRM funkcjonują dwie oznaczone toalety przystosowane dla osób niepełnosprawnych. Na wewnętrznym dziedzińcu KPRM znajduje się odpowiednio oznakowane miejsce parkingowe dla pracownika będącego osobą niepełnosprawną.

Zakres zadań

• przyjmowanie, rejestrowanie i przekazywanie do dekretacji Dyrektora - Sekretarza Stałego Komitetu RM, a także prowadzenie i przechowywanie akt spraw,
• redagowanie, na polecenie bezpośredniego przełożonego, projektów pism Sekretarza Stałego Komitetu RM bądź Dyrektora Departamentu,
• uczestniczenie w planowaniu prac bezpośredniego przełożonego (relacjonowanie spraw, przyjmowanie i łączenie rozmów telefonicznych, kontrola terminowości realizacji zadań wynikających z kalendarza, umawianie spotkań, przygotowywanie zebrań z udziałem pracowników oraz gospodarowanie materiałami biurowymi),
• udzielanie informacji podmiotom zewnętrznym na temat sposobów realizacji przepisów Regulaminu pracy Rady Ministrów oraz zarządzenia w/s Komitetu,
• przyjmowanie, rejestrowanie i archiwizowanie, zgodnie z procedurami, dokumentów niejawnych oznaczonych klauzulą zastrzeżone oraz obsługa stanowiska pracy ds. informacji niejawnych w DKRM,
• obsługa Zespołów/Wydziału bezpośrednio nadzorowanych przez Dyrektora (powielanie dokumentów dla poszczególnych pracowników, przekazywanie pracownikom informacji o zadekretowanych na nich dokumentach, współudział w obsłudze Komitetu polegający na zapewnieniu szybkiego obiegu „dokumentów komitetowych” i zgłaszanych do nich uwag, współudział w organizowaniu pracy komórki w przypadku pilnych zadań zlecanych poza zwykłymi godzinami pracy),
• przygotowywanie dokumentów podpisywanych przez Szefa KPRM, Ministra nadzorującego departament oraz Sekretarza Stałego Komitetu RM do wysyłki (najczęściej pisma wg rozdzielnika kierowane do wszystkich ministerstw i urzędów centralnych),
• współpraca z urzędami administracji rządowej oraz innymi podmiotami w zakresie realizacji zadań Sekretarza Stałego Komitetu RM oraz departamentu.

Wymagania niezbędne

wykształcenie: średnie

• Powyżej 6 miesięcy doświadczenia zawodowego w administracji publicznej
• Znajomość: procedur administracyjnych i trybu legislacyjnego, przepisów dot. dostępu do informacji publicznej, ustawy o działalności lobbingowej w procesie stanowienia prawa
• Umiejętność: pracy w zespole, logicznego myślenia, właściwego postępowania w kontaktach międzyludzkich, rozwiązywania problemów, szybkiego podejmowania decyzji i precyzji działania, szybkiego dokonywania wyborów procedury i trybu postępowania oraz komunikatywności, szybkiego reagowania w sytuacjach kryzysowych, działania w sytuacjach stresowych i nieprzewidywalnych
• Dyspozycyjność
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Znajomość języka angielskiego na poziomie minimum B1
• Przeszkolenie w zakresie funkcjonowania: systemów Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD), Instrukcji Kancelaryjnej, administracji rządowej i organizacji procesu legislacyjnego
• Przeszkolenie z zakresu: przeciwdziałania korupcji, przepisów dot. ochrony informacji niejawnych, przepisów dot. dostępu do informacji publicznej, przepisów ustawy o działalności lobbingowej w procesie stanowienia prawa