Referendarz

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań
Praca techniczno-administracyjna, obsługa komputera powyżej 4 godzin dziennie.
Czynności fizyczne:
• przyjmowanie, segregowanie, udostępnianie oraz przekazywanie akt archiwalnych,
• kontakty zewnętrzne z instytucjami państwowymi oraz pracownikami w innych wydziałach urzędu,
• rozmowy telefoniczne zewnętrzne i wewnętrzne,
• konieczność poruszania się po terenie obiektu oraz poza siedzibę Urzędu.

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy
Pomieszczenia zakładu pracy uwzględniają potrzeby osób niepełnosprawnych w zakresie przystosowania stanowisk pracy, pomieszczeń higieniczno-sanitarnych i ciągów komunikacyjnych oraz spełniają wymagania dostępności do nich. Brak dostępu do części pomieszczeń dla osób poruszających się na wózkach inwalidzkich.
Stanowisko pracy mieści się na piątym piętrze budynku biurowego.

Zakres zadań

• koordynowanie całokształtu spraw związanych z prowadzeniem i funkcjonowaniem archiwum urzędu, zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, obowiązującą instrukcją archiwalną, z uwzględnieniem prawidłowości archiwizowania oraz rozmieszczenia poszczególnych rodzajów akt
• przyjmowanie spisów zdawczo-odbiorczych w formie elektronicznej i tradycyjnej, sprawdzanie ich prawidłowości oraz przyjmowanie akt z komórek organizacyjnych Urzędu
• prowadzenie ewidencji zasobu archiwalnego zgodnie z obowiązującymi procedurami, utrzymywanie porządku i sprawowanie opieki nad Archiwum Urzędu oraz współpraca z Archiwum Państwowym
• koordynowanie prac związanych z przygotowaniem akt do przekazania do Archiwum Akt Nowych (AAN) z jednoczesnym przygotowaniem spisów zdawczo-odbiorczych w układzie numerycznym i klasowym
• czuwanie nad prawidłowością udostępniania akt
• koordynowanie prac związanych z brakowaniem akt, sporządzanie spisów zdawczo-odbiorczych akt przekazywanych do kasacji oraz przygotowanie wniosków o zgodę na brakowanie akt do AAN
• współudział w opracowaniu dokumentów i przygotowanie projektów pism w sprawach dotyczących archiwum Urzędu
• przygotowanie propozycji planów i sprawozdań w części dotyczącej archiwum

Wymagania niezbędne

wykształcenie: wyższe
doświadczenie zawodowe/staż pracy: 3 lata doświadczenia zawodowego w różnych jednostkach

• znajomość ustawy o narodowym zasobie archiwalnym
• znajomość ustawy Prawo Własności Przemysłowej
• znajomość Kodeksu postępowania administracyjnego
• umiejętność pracy w zespole, samodzielność, systematyczność
• asertywność, komunikatywność
• umiejętność obsługi komputera (pakiet MS Office, Excel)
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• przeszkolenie dla archiwistów lub kursy prowadzone bądź zlecane przez Archiwum Państwowe
• komunikatywna znajomość języka angielskiego
• znajomość systemu EZD